اجتماع الأوبيا تم تأسيسه في نظام إنتاج تويوتا (TPS)، وهو منهجية طورتها تويوتا لتحسين الكفاءة والقضاء على الهدر.
يُشتق مصطلح 'أوبيا' من الكلمة اليابانية 'أو' (كبير) و'بيا' (غرفة)، ويشير إلى غرفة كبيرة حيث يجتمع صانعو القرار الرئيسيون.
غالبًا ما تُستخدم اجتماعات الأوبيا في إدارة المشاريع، والممارسات الرشيقة، والمنهجيات الرشيقة.
اجتماع الأوبيا يقدر الاتصال المفتوح والصادق، ما يسمح للمشاركين بمعالجة القضايا بدون خوف أو حكم.
يمكن لهذا النوع من الاجتماعات أن يمكّن أصحاب المصلحة من فهم شامل لعمليات المنظمة واتخاذ القرارات بناءً على البيانات.
يسهّل اجتماع الأوبيا تبادل المعرفة والتعلم بين أعضاء الفريق، مما يعزز ثقافة التحسين المستمر.
يتبع اجتماع الأوبيا عادةً تنسيقًا منظمًا، يشمل مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية(KPIs)، تحديد المشكلات أو العوائق، تحليل الأسباب الجذرية، والتخطيط للإجراءات.
أدوات الإدارة المرئية، مثل السبورات البيضاء، الملاحظات اللاصقة، والرسوم البيانية الملونة، تُستخدم بشكل شائع في غرفة الأوبيا لتعزيز التواصل ومشاركة المعلومات.
يمكن إجراء اجتماع الأوبيا شخصيًا أو افتراضيًا، اعتمادًا على إعداد المنظمة ومتطلباتها.
غالبًا ما يُصمم غرفة الأوبيا لتكون متاحة جسديًا لجميع أعضاء الفريق، مما يشجع على التفاعل وجهًا لوجه وحل المشكلات بسرعة.
يعزز اجتماع الأوبيا ثقافة المسؤولية والملكية من خلال جعل التقدم والتحديات مرئية لجميع أصحاب المصلحة.
يتطلب تنفيذ اجتماع الأوبيا تحولاً ثقافيًا نحو الانفتاح، الثقة، والاستعداد لقبول التغيير.
