De vijf Obeya-wanden: doelen, KPI's, plan, problemen en acties

Waarom vaste wanden

Een Obeya werkt omdat iedereen weet waar hij moet kijken. Als de doelen soms links hangen en soms naast het plan, zoekt iedereen en praat niemand. Daarom heeft elke wand een vast onderwerp, en dat onderwerp een vaste vraag. De vijf thema’s hieronder komen in vrijwel elke Obeya terug, in de industrie, de zorg, IT en bij de overheid.

Je hoeft ze niet alle vijf tegelijk te bouwen. Begin met één, meestal doelen en KPI’s, en voeg de rest toe als het ritme staat. Voor dat ritme, zie Obeya-stand-up: agenda en ritme.

1. Doelen: waar sturen we op?

De eerste wand laat zien waarvoor het team er is. Wat moet er aan het eind van het project of programma staan? Houd het kort: een doel dat niet op een scherm past, kent het team zelf niet uit zijn hoofd.

• Vraag: wat willen we bereiken, en voor wie?
• Wat hoort erop: een of twee zinnen over het doel, de belangrijkste resultaten en eventueel de aanleiding.
• Valkuil: te veel doelen. Als alles een doel is, stuurt niets.

Op het canvas van CoVince kun je het doel naast de journey zetten waar het over gaat. Zo blijft het zichtbaar op het moment dat iemand iets beslist.

2. KPI’s: liggen we op koers?

De tweede wand is de plek voor de cijfers. Elke meting heeft een doel en een kleur: groen, oranje of rood. Het is het deel van de muur dat het meeste verandert, en daarom het deel dat het eerst achterloopt als je met papier werkt.

• Vraag: liggen we op koers, en welke kant gaat het op?
• Wat hoort erop: vijf tot acht KPI’s met hun doel, een trend en een eigenaar.
• Valkuil: een getal zonder doel. Dan weet niemand of 86 goed of slecht is.

In de Control Room tik je een tegel aan en zie je het verloop per week, tegen het doel. Dat is handig in de stand-up: je hoeft de grafiek niet te zoeken in een andere tool.

3. Plan en mijlpalen: wat moet er gebeuren?

De derde wand laat de fases, de mijlpalen en wie wat oppakt zien. Het is de wand die antwoord geeft op: wat moet er deze week gebeuren, en wat staat de volgende?

• Vraag: liggen we op schema?
• Wat hoort erop: een tijdlijn met fases en mijlpalen, aangevuld met de afhankelijkheden waar het team op wacht.
• Valkuil: een plan dat een maand geleden is gemaakt en sindsdien niet is bijgewerkt.

4. Problemen: wat loopt er niet?

De vierde wand is de eerlijke wand. Hier hangt wat niet loopt: een afwijking van een KPI, een blokkade, een risico dat dichterbij komt. Een Obeya die dit deel overslaat, is een prikbord met goed nieuws.

• Vraag: wat loopt er niet, en waarom?
• Wat hoort erop: de afwijkingen, met de oorzaak voor zover bekend. Bij CoVince tonen vier statussen wat aandacht nodig heeft: achter, risico, te late acties en op koers.
• Valkuil: problemen verstoppen omdat rood als falen voelt. Een muur die altijd groen is, laat waarschijnlijk niets zien.

5. Acties: wat doen we eraan?

De vijfde wand is waar het om draait. Elk probleem op de vierde wand krijgt hier een actie. Een actie heeft een eigenaar en een datum, en blijft hangen tot hij af is.

• Vraag: wie doet wat, en wanneer is het af?
• Wat hoort erop: een actielijst met eigenaar, datum en de KPI of het risico waar de actie bij hoort.
• Valkuil: acties zonder eigenaar of zonder datum. Dan verdwijnt de actie stilletjes en komt het probleem terug.

In CoVince hangt de actie aan het bord waar hij over gaat: tik een grafiek aan en je ziet welke actie eraan hangt. Wat in de stand-up naar boven komt, werk je uit op een canvas, in een document of een rekenblad, in dezelfde journey.

Vijf thema’s, vier wanden

Op de Obeya-pagina van CoVince zijn het er vier: doelen en KPI’s, plan en mijlpalen, problemen en acties, en besluiten en risico’s. Dat is een andere knip van dezelfde stof. Doelen en KPI’s staan dan samen, omdat je het doel naast het getal wilt zien; problemen en acties staan samen, omdat een probleem zonder actie niets oplevert; en besluiten en risico’s krijgen een eigen wand zodat niemand een besluit twee keer neemt en niemand een risico vergeet. Hoe je ze fysiek verdeelt over schermen lees je in Obeya-ruimte inrichten.

In welke volgorde bouw je ze

1. Doelen en KPI’s. Zonder getallen en doelen kun je niets sturen.
2. Acties. Hang meteen aan elke rode KPI een actie met eigenaar en datum.
3. Problemen en risico’s. Zodra het ritme staat, zichtbaar maken wat het team in de weg zit.
4. Plan en mijlpalen. Voeg het plan toe als de stand-up gewoonte is.

De volledige uitleg over de methode vind je in Obeya: de complete gids. Voorbeelden van KPI-wanden bekijk je in KPI-wand voorbeelden.