Obeya-ruimte inrichten: muren, schermen en indeling

Begin bij het ritme, niet bij de schermen

De meeste Obeya-ruimtes worden te groot gedacht. Wie eerst een zaal laat bouwen en dan pas bedenkt hoe het team erin werkt, heeft na een halfjaar een mooie ruimte met een muur die niemand bijhoudt. Draai het om. Beantwoord eerst drie vragen:

• Hoeveel mensen staan er voor de muur? Zes mensen die dagelijks een kwartier overleggen, hebben iets anders nodig dan twintig mensen in een wekelijkse stuurgroep.
• Hoe vaak? Een dagelijkse stand-up verdient een ruimte waar je binnen een minuut staat. Een maandelijkse sessie kan best in een andere zaal.
• Wie zit er op afstand? Als een deel van het team thuis werkt, moet de ruimte ook de collega op afstand een plek geven.

Het antwoord bepaalt of je met één scherm begint of met een hele U. Het goede nieuws: dezelfde Control Room past in elke opstelling. Je kunt klein beginnen en uitbreiden zonder opnieuw te beginnen.

Papier, schermen of LED

Er zijn grofweg drie manieren om de wanden te vullen.

De meeste teams kiezen niet voor een van de drie, maar groeien: papier en een laptop in het begin, daarna een of drie schermen, en pas als de Obeya een vaste plek in de werkweek heeft een volledige opstelling.

Een scherm of laptop

Je hebt geen speciale ruimte nodig. Een digitale Obeya werkt op een laptop of op één groot scherm in een gewone vergaderruimte. Dat is de goedkoopste manier om te testen of het ritme beklijft. De Control Room is een bord van tegels dat zich verdeelt over één, drie of negen schermen; op één scherm laat het bord zien wat aandacht nodig heeft, en tik je een tegel aan voor het verloop per week.

Drie staande schermen

Drie staande schermen naast elkaar zijn genoeg voor de dagelijkse huddle. Links staan de doelen en KPI’s, in het midden de CrewMate, rechts wat aandacht vraagt. Het past in een gewone vergaderruimte en een klein team kan er een stand-up van een kwartier mee voeren.

Past bij kleine teams, één afdeling of een eerste Obeya.

Negen schermen in een U

Negen staande schermen in een U, drie per wand, zoals de 86-inch schermen in de Syner Suite. Elke wand krijgt een thema: doelen en cijfers, plan en acties, problemen en collega’s op afstand. Het team loopt de wanden langs, ongeveer zoals bij een klassieke Obeya, maar dan met live data. Dit past bij programma’s en projecten met meerdere teams en bij de wekelijkse Obeya-sessie.

De Syner Suite is de immersive room van CoVince in precies deze opstelling. De Control Room, het canvas en het gesprek staan erop, en je bedient de ruimte met een tik op de wand of met je stem. Meer erover lees je in Immersive Obeya-room.

Drie LED-wanden

Bij de LED-variant is elke wand één naadloos beeld, zonder randen. Grafieken, het canvas en de CrewMate worden zo groot dat je er middenin staat. Dat past bij grote groepen, stuurgroepen, presentaties en demo’s: momenten waarop iedereen hetzelfde moet zien. Voor een dagelijkse stand-up is het meestal te veel van het goede. Een vergelijking met losse schermen vind je in LED-wand of losse schermen?.

De indeling: wat hangt waar

Hoeveel schermen je ook hebt, de indeling volgt dezelfde logica als de muur van een klassieke Obeya. Een voorstel dat op de Obeya-pagina van CoVince terugkomt:

1. Doelen en KPI’s. Waar sturen we op en liggen we op koers? Elke meting met een doel: groen, oranje of rood.
2. Plan en mijlpalen. De fases, de mijlpalen en wie wat oppakt.
3. Problemen en acties. Wat loopt er niet, en wat doen we eraan? Elke actie een eigenaar en een datum.
4. Besluiten en risico’s. Wat is besloten, en wat kan het project nog raken?

In een U met drie wanden komen daar doelen en KPI’s links, plan en acties in het midden en problemen en collega’s op afstand rechts. Op een staande rij van drie schermen kies je dezelfde volgorde van links naar rechts. De thema’s zelf leggen we uit in De vijf Obeya-wanden.

Een eenvoudig vloerplan

• Zet de schermen aan de lange en de korte wand, niet allemaal in een rij, als je meer dan drie schermen hebt. Dat geeft de U.
• Laat het midden van de ruimte leeg of zet er hooguit een lage tafel neer. Een Obeya is een staande werkplek: wie zit, gaat appen.
• Geef de collega op afstand een vaste plek op een van de wanden, zodat iedereen weet waar hij moet kijken.
• Houd de kijkafstand in de gaten: een KPI-wand moet leesbaar zijn van een paar meter.

Praktische keuzes

Staand of liggend scherm?

De opstellingen van CoVince zijn gebouwd op staande schermen. Dat past bij tegels en lijsten die je van boven naar beneden leest, zoals een actielijst, en je krijgt meer inhoud naast elkaar in een U.

Video en geluid

Videobellen zit in CoVince zelf, naast het bord. Een collega op afstand staat op de wand en het bord blijft in het midden. Denk aan een goede microfoon in de ruimte; de wand toont het beeld, maar het geluid maakt het gesprek.

Bediening

In de Syner Suite bedien je met een tik op de wand of met je stem. De CrewMate beantwoordt vragen over de cijfers hardop, handig als je tijdens de stand-up staat en je handen niet vrij zijn.

Wie beheert de muur?

Wie welk bord ziet en mag aanpassen, hangt af van de journey en de organisatie. Spreek af wie de eigenaar van de Obeya is, anders blijft de muur van niemand.

Zo kies je

• Kleine groep, dagelijkse stand-up, eerste Obeya: één scherm of drie staande schermen.
• Meerdere teams, wekelijkse sessie, programma: negen schermen in een U.
• Grote groep, stuurgroep, presentatie: drie LED-wanden.
• Niet zeker: begin met één wand en een stand-up. De rest kun je later toevoegen.

Wil je weten wat er op de wanden hoort te staan en hoe het ritme eruitziet? Begin met de complete gids over Obeya.