A3-template voor probleemoplossing, met een ingevuld voorbeeld
Een A3 is een methode uit lean om een probleem op één blad te beschrijven en op te lossen: van situatie en doel tot oorzaak, maatregelen en opvolging. Op deze pagina staat een A3-template om in te vullen, met een voorbeeld ernaast. Je print het of slaat het op als PDF, er is niets te downloaden.
Wat is een A3?
De naam komt van het papierformaat. Een A3 dwingt je om een probleem beknopt te beschrijven, met de gedachtegang van links naar rechts: wat is de situatie, wat willen we, wat is de oorzaak, wat doen we eraan en hoe volgen we het op. Het volgt het PDCA-principe: plan, do, check, act.
In een Obeya hoort de A3 bij de wand voor problemen en acties. Een afwijking op een KPI is de aanleiding, de A3 is de analyse, en de maatregelen worden acties met een eigenaar en een datum.
Een ingevuld voorbeeld
Een verzonnen voorbeeld bij Meridiaan Health, om te laten zien hoe kort een vak mag zijn. De getallen zijn bewust weggelaten, vul die met je eigen cijfers in.
1. Achtergrond: Afgezegde afspraken kosten capaciteit en wachttijd. Het is een KPI op de wand van het team.
2. Huidige situatie: Het percentage afgezegde afspraken is gestegen en ligt boven het doel van X%. Het verloop per week laat een trend zien, geen uitschieter.
3. Doel: Terug naar het doel van X% binnen een kwartaal.
4. Analyse: Waarom zeggen patiënten af? Waarom weten ze niet dat ze kunnen verzetten? Waarom staat dat niet in de herinnering? Oorzaak: de herinnering noemt het verzetten niet.
5. Maatregelen: De herinnering aanpassen. Een proef bij één poli. De uitkomst na vier weken meten.
6. Plan: Tekst klaar: Sanne, volgende week. Proef: start over twee weken. Meting: elke week op de wand.
7. Opvolging: Elke week op de stand-up: is de KPI gedaald? Zo niet: terug naar de analyse.
A3, probleemoplossing, CoVince Obeya (covince.com/obeya)
A3-template
Waarom is dit een probleem, en voor wie?
Wat doen we aan de oorzaken?
Wat zeggen de cijfers nu, met de bron.
Wie doet wat, wanneer?
Wat moet er waar zijn, en wanneer?
Hoe meten we of het werkt, en wanneer kijken we?
Vraag vijf keer waarom. Stop bij een oorzaak waar je iets aan kunt doen.
| Waarom 1 | |
|---|---|
| Waarom 2 | |
| Waarom 3 | |
| Waarom 4 | |
| Waarom 5 |
Zo houd je een A3 goed
- Eén probleem per A3. Een A3 over alles lost niets op.
- Cijfers in de huidige situatie, met de bron. 'Het gaat slecht' is geen situatie.
- Een oorzaak waar je iets aan kunt doen. Stop met vragen als 'waarom' bij iets buiten je macht uitkomt.
- Maatregelen als acties met eigenaar en datum. Anders blijft het een mooi blad.
- Opvolging op de muur. De A3 wordt gecontroleerd in de stand-up, niet vergeten in een map.
De A3 op een digitaal canvas
In CoVince maak je een A3 op het canvas: een oneindig bord met post-its, vormen, pijlen en grafieken, waar het team tegelijk aan werkt. De KPI waar het over gaat, staat in dezelfde journey, en de maatregelen worden acties op de tijdlijn, met een eigenaar en een datum. Wie op afstand zit, werkt mee op hetzelfde bord via videobellen.
Meer over de wand waar een A3 bij hoort lees je in De vijf Obeya-wanden.
Veelgestelde vragen
Wat is een A3?
Een methode uit lean om een probleem op één blad te beschrijven en op te lossen, van situatie en doel tot oorzaak, maatregelen en opvolging.
Waarom heet het A3?
De naam komt van het papierformaat. Een A3 dwingt je om het probleem beknopt te houden.
Kan ik de A3 printen of als PDF opslaan?
Ja. Kies Print / opslaan als PDF. De afdruk toont het ingevulde template zonder de rest van de pagina.
Wordt wat ik invul opgeslagen?
Nee. De pagina onthoudt niets, print of sla op als PDF voordat je hem sluit.
Hoe past een A3 in een Obeya?
Een afwijking op een KPI is de aanleiding, de A3 is de analyse, en de maatregelen worden acties met een eigenaar en een datum op de wand voor problemen en acties.