Hybride Obeya: als de helft van het team thuis zit

De muur en de mensen die er niet bij staan

Stel: een stand-up van een kwartier, vier mensen in de kamer, twee thuis. In de kamer staat iedereen voor de muur. De twee thuis kijken naar een laptop, naar een gedeeld scherm met een vertraging, of naar niets. Ze horen wat er wordt gezegd, maar ze wijzen niet, ze lopen niet mee en ze zien niet welke tegel rood is.

Dat is het probleem van de hybride Obeya. De methode draait om samen kijken naar dezelfde wand. Als een deel van het team die wand niet heeft, verdwijnt precies dat deel van de waarde. Er ontstaan twee gesprekken: eentje voor de muur en eentje in de chat.

Het principe: één bord, één gesprek

De oplossing is niet een betere camera, maar hetzelfde bord voor iedereen. In CoVince zit videobellen naast het bord en niet in een apart programma. Je opent het gesprek vanuit de journey en laat je canvas of je Control Room zien in de call. Wat er verandert, ziet iedereen meteen.

Wat videobellen in CoVince kan

• Open gesprek via een link. Openbaar, alleen voor journeyleden of voor wie je uitnodigt, met een wachtkamer. Gasten doen mee zonder account.
• Het bord in het gesprek. Je laat het canvas of de Control Room zien in de call, zodat thuis en kantoor naar hetzelfde kijken.
• Hand opsteken en chat. Iedereen komt aan de beurt, ook wie op afstand meedoet.
• Opnemen. Op verzoek met een transcript en een samenvatting, handig voor wie er niet bij kon.

Vier afspraken die een hybride stand-up laten werken

1. De wand is het uitgangspunt, niet de agenda in iemands hoofd. Loop de schermen langs, zoals je ook in de kamer zou lopen. Wie op afstand zit, volgt scherm voor scherm.
2. Acties worden op het bord gezet, niet in de chat. Een actie met een eigenaar en een datum staat op het bord en de tijdlijn. Daar kijkt iedereen, op elke locatie, naar.
3. Begin bij wat rood is. De tellers voor achter, risico en te late acties laten zien waar het gesprek over moet gaan. Tik erop en je ziet alleen die tegels.
4. Wie op afstand zit, praat eerst. Een eenvoudige regel die voorkomt dat de mensen in de kamer het gesprek overnemen.

Wat de mensen op afstand zien

Wie thuis zit, ziet het bord dat ook in de kamer hangt, met dezelfde cijfers van vandaag. Een grafiek aantikken om de actie erbij te zien kan dus ook op afstand. Daarnaast staat het gesprek in dezelfde journey: de acties, besluiten en documenten die in de stand-up naar boven komen, werk je daarna uit op een bord, in een document of in een rekenblad. Niemand hoeft te vragen ‘kun je dat nog even sturen?’.

Wil je de kamer zelf ook groter maken, met negen schermen in een U en collega's op afstand rechts op de wand? Dat is de immersive Obeya-room. Voor de basis van een digitale muur lees je digitale Obeya, en alle achtergrond staat in de complete gids.

Wat je in de kamer anders doet

Hybride werken vraagt iets van de mensen in de kamer, niet alleen van de mensen thuis. Loop niet met je rug naar de camera langs de muur, maar zeg welk scherm je bespreekt. Wijs niet alleen aan, maar benoem de tegel: ‘de doorlooptijd op het scherm Voortgang’. Dat klinkt omslachtig, tot je merkt dat wie op afstand zit daardoor weet waar je bent.

Werkt je kamer met meerdere schermen, dan heeft elk scherm een naam. Dat helpt ook hier: ‘we gaan naar Acties’ is genoeg om iedereen naar hetzelfde stuk van de wand te krijgen, in de kamer en thuis.

Wat vaak misgaat

• De call en het bord zijn twee dingen. Als het gesprek in het ene programma zit en het bord in het andere, kijkt de helft van het team naar het verkeerde.
• De mensen op afstand zijn toeschouwers. Geef hen een rol in de stand-up: een eigen onderwerp, een eigen actie.
• Besluiten gaan via de chat. Leg ze vast op het bord, zodat ze terug te vinden zijn voor wie er niet bij was.

Een hybride Obeya hoeft niet duur te zijn. Eerst het bord en het gesprek op een plek, daarna pas de schermen.