Workflows met mensen buiten je journey

Laat een klus deels lopen met iemand die geen account en geen toegang tot je journey heeft. Zij krijgen een persoonlijke link die alleen hun stappen opent - gegevens invullen, leren, tekenen - terwijl jij elke stap, herinnering en reactie op één plek volgt.

Coördinatie - mensen van buiten erbij betrekken - 12 min. Je hebt nodig: een workflow, of een klus waar je er een voor wilt maken

Je kunt alles uitproberen. Niemand krijgt een mail tot jij de uitnodiging verstuurt.

Wat je straks kunt

  • Iemand uitnodigen Ze krijgen een link. Ze doen hun stappen. Meer niet.
  • Invullen en tekenen Gegevens, een paspoort, een getekend contract.
  • Porren, dan opschalen CoVince herinnert ze. Nog niets? Dan hoort iemand anders het.
  • Alles op één plek zien Geschiedenis op de tijdlijn, één lijst van wie wacht.

Zet dit eerst klaar

  • Weet wie wat doet Welke stappen zijn voor de ander? Welke voor je team?
  • Een map voor getekende stukken Waar moeten getekende contracten komen? Maak eerst een map, bijvoorbeeld HR / Contracts.

Samen, stap voor stap

Eerst hoe het werkt, zeven korte stappen. Dan vier echte voorbeelden om te kopiëren.

  1. Geef een stap aan iemand buiten

    Sommige stappen zijn voor iemand zonder account. Die krijgt een persoonlijke link.

    • Open de workflow en klik op een stap. Edit Step opent.
    • Kies bij Done by voor The invited person . De andere stappen blijven zoals ze zijn.
    • Als je de run start, vraagt CoVince om het e-mailadres van de persoon.
    • De uitnodigingsmail is je eigen tekst. Gebruik plaatshouders zoals Name en Link en voeg een persoonlijke noot toe.
    • Druk op Preview voor de exacte mail, dan op Send invitation.
    • De link opent alleen hun stappen. Hij verloopt na een tijd. Je kunt hem intrekken of opnieuw sturen.

  2. Kies hoe het begint

    Een workflow kan beginnen met de hand, per mail, vanuit een webformulier of met een mail die je erheen sleept.

    • Klik op de groene START -stap.
    • Kies bij How does this start? :
    • Met de hand, voor het team : iemand van je team drukt op start.
    • Voor iemand, per e-mail : je typt een adres, ze krijgen de uitnodiging.
    • Vanuit een landingspagina of webpagina-formulier : als een bezoeker het formulier verstuurt, start een run. De velden vullen het eerste formulier van de workflow in.
    • Door een mail op de workflow te slepen : afzender, naam en bijlagen worden overgenomen. Op een telefoon druk je op de knop Workflow in een geopende mail.

  3. Kies wat er in een stap gebeurt

    Elke stap krijgt een actie uit de actiekiezer.

    • Gegevens verzamelen : velden zoals tekst, adres, IBAN (gecontroleerd), een bestand uploaden zoals een paspoort, en verplichte vinkjes.
    • Leren : een training met swipeslides, bijvoorbeeld de ISO-training.
    • Een document tekenen : een contract ingevuld met de verzamelde gegevens. De persoon tekent door te tekenen of te typen. De getekende pdf komt in de Community Files-map die jij kiest. Voeg zo nodig een tweede ondertekenaar toe.
    • Beoordelen / goedkeuren : een collega controleert en keurt goed, of stuurt terug.
    • Een mail sturen : met cc als je wilt.
    • Een afspraak plannen en AI-stappen staan in dezelfde lijst.

  4. Herinneren, dan opschalen

    Wacht een stap te lang? Dan port CoVince. Nog niets? Dan hoort iemand anders het.

    • Na N dagen: de eerste herinnering.
    • Herhaal elke N dagen.
    • Hooguit M keer.
    • Schaal dan op naar een collega, of de maker van de run.

  5. Vertel het de juiste mensen

    Kies wie wat hoort, en wanneer.

    • Voeg een regel toe: kies het moment : klaar, te laat, getekend, teruggestuurd of reactie ontvangen.
    • Kies aan wie : meerdere mensen, met cc.
    • Voeg meer regels toe voor andere momenten. Elke regel staat op zichzelf.

  6. Zie wat er gebeurde

    Alles wat gebeurt komt op de kaart van de run, op de tijdlijn van de journey.

    • Open de tijdlijn van de journey. De run heeft één kaart.
    • De kaart toont: gestart , stap klaar , getekend , herinnering , afgerond .
    • Reacties op de workflow-mails worden aan de run gekoppeld. Ze staan in een sectie Conversation .
    • Antwoord je? De AI-antwoordsuggesties kennen de run, dus ze weten bij welke stap de persoon is.

  7. Eén overzicht van alle runs

    Zie wie op wie wacht, en por met één klik.

    • De tegels tellen: Open , Waiting on someone , Overdue , Done this week .
    • Filter op status , workflow , journey of persoon . Uitgenodigden vind je ook op e-mailadres.
    • Who has open actions toont wie hoeveel open heeft staan.
    • Bij een run: Send reminder, Resend invite of Revoke de link.

  8. Maak het snel

    Begin met een sjabloon, of beschrijf de klus en laat AI het schrijven.

    • Druk op Create by wizard.
    • Kies een sjabloon: Employee onboarding , Supplier onboarding , ISO training , Sales flow of Customer intake .
    • Of kies Describe it : schrijf de klus in je eigen woorden en AI schrijft de hele flow. Daarna stel je hem bij in de wizard.
    • Liever in de editor blijven? Druk daar op Generate by AI.

  9. Voorbeeld 1: een nieuwe collega

    Je start het voor Sanne per e-mail. Zij doet haar stappen. HR controleert. De accountant hoort het.

    • Start : voor iemand, per e-mail. Je typt het adres van Sanne; zij krijgt de uitnodiging.
    • 1. Persoonlijke gegevens (uitgenodigde): naam, adres, IBAN (gecontroleerd), upload haar paspoort , en vink aan dat ze akkoord is met de huisregels.
    • 2. Leren (uitgenodigde): de onboarding- en ISO-swipeslides.
    • 3. Het contract tekenen (uitgenodigde): ingevuld met haar naam en adres; ze tekent door te tekenen of te typen. De pdf komt in Files / HR / Contracts .
    • 4. HR beoordeelt (team): goedkeuren, of terugsturen met een opmerking.
    • 5. Mail naar de accountant (automatisch): HR staat in cc.
    • Herinneringen : na 2 dagen, elke 2 dagen herhalen, hooguit 3 keer, dan opschalen naar de maker van de run.
    • Geschiedenis : de tijdlijn toont gestart, elke stap klaar, getekend, herinneringen en afgerond.

  10. Voorbeeld 2: een nieuwe leverancier

    Een leverancier vult het formulier op je website in. Er start vanzelf een run.

    • Start : vanuit een webformulier. De leverancier verstuurt het formulier op je site en er begint een run. Wat ze typten vult het eerste formulier in.
    • 1. Bedrijfsgegevens (uitgenodigde): bedrijfsnaam, KvK -nummer, btw -nummer, IBAN en een upload van het verzekeringsbewijs .
    • 2. Finance beoordeelt (team): controleer de nummers, keur goed of stuur terug.
    • 3. Mail naar finance (automatisch): de leverancier kan betaald worden.

  11. Voorbeeld 3: een verkoopkans

    Een prospect mailt je. Sleep de mail op de workflow. De rest volgt.

    • Start : sleep de mail van de prospect op de workflow. Op een telefoon druk je op Workflow in de geopende mail.
    • 1. Een afspraak plannen (team): een eerste gesprek met de prospect.
    • 2. Offertevragen + documenten (uitgenodigde): ze beantwoorden je vragen en uploaden hun documenten.
    • 3. De offerte maken (team).
    • 4. Tekenen (uitgenodigde): ze tekenen de offerte; de getekende pdf gaat naar je Files-map.
    • 5. Opvolg-herinneringen : worden ze stil, dan port CoVince jou.
    • Reacties op deze mails worden aan de run gekoppeld, met AI-antwoordsuggesties die weten waar de prospect is.

  12. Voorbeeld 4: ISO-training voor een groep

    Iedereen leert, tekent dat ze het begrepen hebben, en krijgt een certificaat.

    • Start : één run per medewerker. Nodig ze per e-mail uit, of met de hand voor mensen met een account.
    • 1. Leren (uitgenodigde): de ISO-swipeslides.
    • 2. Kennisname (uitgenodigde): ze tekenen dat ze het gelezen en begrepen hebben.
    • 3. Certificaat : het certificaat wordt gemaakt en bewaard.
    • Volgen in Manage workflows: filter op de ISO-workflow, zie wie Done this week is, wie Overdue is, en stuur een herinnering aan wie nog niet klaar is.

  13. Tips

    Drie gewoontes waardoor een workflow werkt.

    • Eén ding per stap. Wie één vraag ziet, maakt af. Wie twintig velden ziet, wacht.
    • Stel herinneringen in. De meeste vertraging is vergeten, niet weigeren.
    • Begin met een sjabloon. Pas een kant-en-klare flow aan in plaats van bij nul te beginnen.

  14. Goed om te weten: privacy

    Wat de buitenstaander ziet, en wat privé blijft.

    • De persoonlijke link toont alleen hun stappen . Ze zien niets anders van je journey.
    • De link verloopt . Je kunt hem altijd intrekken , of opnieuw sturen .
    • Bank- en paspoortgegevens staan nooit op de tijdlijn. De tijdlijn toont dat een stap klaar is, niet wat is ingevuld.

Als iets niet klopt

De persoon kreeg de mail niet.

Vraag ze in de spam te kijken. Druk dan in Manage workflows op Resend invite.

Hun link is verlopen.

Druk op Resend invite. Ze krijgen een verse link.

Ik stuurde de uitnodiging naar de verkeerde.

Druk op Revoke. De link werkt meteen niet meer.

De woorden, in gewone taal

run
Eén keer dat de workflow wordt doorlopen, voor één geval - één nieuwe collega, één leverancier.
uitgenodigde
Iemand zonder account die zijn stappen doet via een persoonlijke link.
opschalen
Als een herinnering niet hielp, iemand anders het laten weten.

Waar nu heen