KPI-afwijkingen signaleren in je Obeya-dashboard (met AI)

Het probleem: te veel getallen, te weinig signaal

Een wand met twintig grafieken ziet er indrukwekkend uit en zegt weinig. Het team moet elke tegel langslopen om te ontdekken welke er niet goed uitziet, en de stand-up gaat op aan kijken in plaats van aan beslissen. Een afwijking signaleren is dus niet het vinden van de rode tegel, maar het snel naar de rode tegel gaan en meteen zien wat eraan gebeurt.

De vier statussen

Bovenaan het bord staat hoeveel cijfers achterlopen, risico lopen of op koers zijn, en hoeveel acties te laat zijn. Tik op een van de vier en je ziet alleen die tegels. Zo begint de stand-up bij wat aandacht vraagt, en slaat het team wat op koers ligt over.

Eerst het verloop, dan de oorzaak

Een rood cijfer zegt nog niet waarom. Tik op de tegel en je ziet het verloop per week, tegen het doel, met de laatste waarde, de verandering en het laagste en hoogste punt. Dat maakt het verschil tussen een uitschieter en een trend, en tussen een probleem dat je nu moet oplossen en een dat je in de gaten houdt.

Een Pareto-grafiek, die je ook op het bord kunt zetten, helpt bij de volgende vraag: waar komt het vandaan? Als zeventig procent van de afwijking bij twee oorzaken ligt, weet je waar je moet beginnen.

Aan elke afwijking een actie

Een afwijking zonder actie is een mededeling. In CoVince hangt de actie aan het bord waar hij over gaat: tik op een grafiek en je ziet welke actie eraan hangt. Elke actie heeft een eigenaar en een datum, en blijft zichtbaar op het bord en op de tijdlijn tot hij af is. Een rode tegel zonder actie is dus ook een signaal: er is nog niemand verantwoordelijk.

De CrewMate als tweede paar ogen

De CrewMate kent het bord. Je kunt hem hardop vragen:

• Wat loopt er achter?
• Welke acties zijn te laat, en van wie?
• Wat is er veranderd sinds de vorige stand-up?

Hij beantwoordt dat uit wat er op het bord staat, en stelt voor wat je ermee kunt doen: een actie met eigenaar en datum, die jij bevestigt. Dat is handig als er meer tegels zijn dan het team in een kwartier kan bekijken. De beslissing blijft bij het team. En omdat hij uit het bord leest, is zijn antwoord zo goed als het cijfer: loopt een bron achter, dan loopt het antwoord achter.

Een vast ritme voor afwijkingen

1. Dagelijks: open op 'achter' en 'te late acties'. Per rood cijfer: een eigenaar en een datum.
2. Wekelijks: bekijk 'risico'. Wat dreigt rood te worden, en wat doen we eraan?
3. Per periode: kijk of de doelen nog kloppen. Een cijfer dat altijd rood is, heeft misschien een verkeerd doel. Een cijfer dat altijd groen is, laat waarschijnlijk niets zien.

Valkuilen

• Een KPI zonder doel. Dan weet niemand of 86 goed of slecht is.
• Te veel KPI's. Vijf tot acht is een goed startpunt. Alles wat geen beslissing aanstuurt of geen eigenaar heeft, haal je eraf.
• Rood als falen. Als rood een schuldvraag oproept, verstopt het team de problemen. Maak er een norm van dat rood de reden is om samen te kijken.
• Verouderde bron. Een cijfer dat niet ververst, signaleert niets.

Voor een uitgebreider overzicht van het dashboard zie Obeya-dashboard: KPI's die zelf zeggen wat er mis is. Voorbeelden van wanden per sector staan in KPI-wand voorbeelden.

Een voorbeeld: van rood naar actie in vier stappen

Stel, op het bord van Meridiaan Health staat een KPI op rood. Zo loopt het team het door.

1. Open het cijfer. Het verloop per week laat zien dat het geen uitschieter is, maar een trend van drie weken.
2. Zoek de oorzaak. De Pareto-grafiek laat zien dat de meeste afwijking bij een of twee oorzaken ligt.
3. Kijk of er al een actie is. Tik op de grafiek. Er hangt er geen aan.
4. Maak de actie. Sanne neemt hem, met een datum. Volgende stand-up staat hij bovenaan bij 'achter' of bij 'te late acties' als hij niet af is.

Dat is de hele methode: de muur wijst naar de afwijking, het team kijkt naar het verloop en de oorzaak, en er komt een actie met een eigenaar.