Obeya, Kanban, Scrum-bord of Visual Management: het verschil

Visual Management: het principe

Visual Management is geen methode maar een gedachte uit lean: wat je ziet, hoef je niet te vragen. Een team dat de stand van zaken ziet, hoeft er minder over te vergaderen en merkt afwijkingen eerder. Kanban, het Scrumbord en de Obeya zijn drie toepassingen van dat principe, met elk een eigen schaal.

Kanban: werk in uitvoering zichtbaar

Een Kanbanbord toont werk als kaarten in kolommen, bijvoorbeeld ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’. Het doel is dat je ziet waar het werk zich ophoopt en dat je niet te veel tegelijk start. Een Kanbanbord is sterk op de stroom van het werk: wat is er onderweg, waar staat het stil?

Wat het niet doet: het zegt niets over de doelen waar het werk voor dient. Of de kaarten naar rechts schuiven, vertelt je niet of het project op koers ligt.

Het Scrumbord: een sprint

Het Scrumbord laat zien wat het team in de lopende sprint doet, met de taken uit de sprintbacklog. Het hoort bij een vast ritme van sprints, met een sprintplanning, een dagelijkse stand-up en een review. Het is gebouwd voor een team dat producten in korte cycli oplevert.

Ook het Scrumbord is een teambord. Het toont de sprint, niet de afhankelijkheden met andere teams, het budget of het risico waar de stuurgroep zich zorgen om maakt.

Obeya: het hele programma

Een Obeya kijkt naar het geheel: doelen, KPI’s, plan, problemen, acties, besluiten en risico’s van een project of programma, met mensen uit alle betrokken afdelingen. Het ritme is een kwartier per dag staand voor de muur, een wekelijkse sessie over plan, risico’s en besluiten, en per periode een herijking van de doelen. Dat ritme volgt de PDCA-cirkel van Deming: plan, do, check, act.

Waar Kanban en Scrum zeggen hoe een team werkt, zegt de Obeya hoe het programma ervoor staat en wat het team daaraan doet. Zie ook Obeya: de complete gids.

De vergelijking

Alles op een muur

Het mooie is dat je niet hoeft te kiezen. Een Obeya-wand kan het bord van een team bevatten. De stand van de sprint of de Kanbankolommen hangen dan naast de KPI’s en het plan van het programma, zodat het team ziet hoe zijn werk bijdraagt aan het doel. In CoVince zit dat in één journey: de Control Room voor de KPI’s, het canvas voor het bord en de acties, de tijdlijn voor het plan.

Voor een team dat al werkt met een sprintbord, betekent dat: houd je bord, en hang het in de Obeya naast de wand met doelen en risico’s. Je krijgt de teamsnelheid én het programmabeeld. Meer over IT en agile in Obeya in IT en agile.

Wat er misgaat als je er maar een kiest

Elk van de drie borden heeft een blinde vlek. Wie alleen een Kanbanbord of Scrumbord heeft, ziet wel wat het team doet, maar niet of dat de juiste dingen zijn. Er is geen plek voor de KPI die al drie weken rood staat, voor het risico dat een andere afdeling raakt, of voor het besluit dat vorige week is genomen. Die informatie leeft dan ergens anders: in een rapport, in een mailketen of in het hoofd van de projectleider.

Wie alleen een Obeya heeft, ziet wel het geheel, maar niet hoe het werk van een team verloopt. De muur laat zien dat een mijlpaal achterloopt, niet waarom de taken van het team vastlopen. Daar heb je het teambord voor.

Een voorbeeld met demo-namen: bij Meridiaan B.V. werkt het IT-team van Sanne in sprints. Het sprintbord laat zien dat vijf taken klaar zijn en drie in uitvoering. De Obeya van het go-live-programma laat zien dat de gereedheid op 78 procent staat en dat twee risico’s nog geen eigenaar hebben. Pas als je ze naast elkaar zet, zie je dat de drie taken in uitvoering juist die twee risico’s oplossen. Dat verband was in geen van beide borden zichtbaar.

Daarom kiezen veel teams niet voor het een of het ander, maar voor een duidelijke taakverdeling: het teambord voor het werk, de Obeya voor het programma, en een link tussen de twee.

Wanneer kies je wat

• Alleen een Kanbanbord als je een team hebt dat vooral werkstroom wil beheersen en geen programma met meerdere afdelingen stuurt.
• Het Scrumbord als je in sprints werkt en de sprint centraal staat.
• Een Obeya als meerdere afdelingen of teams naar hetzelfde resultaat toewerken en niemand het hele beeld ziet.
• Beide als je team agile werkt binnen een groter programma: het teambord blijft, de Obeya legt de verbinding met doelen en risico’s.

Werk je met tools als Miro, Teams of Power BI? Lees dan Obeya in Miro, Teams of Power BI?.