Detectar desviaciones de KPI en tu dashboard de Obeya
Una desviación de KPI en tu dashboard de Obeya se ve más rápido cuando la propia pared dice lo que requiere atención. En CoVince cuatro estados lo muestran de un vistazo: retrasado, en riesgo, acciones fuera de plazo y en marcha. Tócalos y ves solo esas tarjetas, con la acción y el responsable de cada una.
El problema: demasiadas cifras, poca señal
Una pared con veinte gráficos queda impresionante y dice poco. El equipo tiene que recorrer cada tarjeta para descubrir cuál no tiene buen aspecto, y el stand-up se va en mirar en lugar de decidir. Detectar una desviación no es, pues, encontrar la tarjeta roja, sino ir rápido a la tarjeta roja y ver de inmediato qué se hace al respecto.
Los cuatro estados
| Estado | Qué dice | Qué haces con ello |
|---|---|---|
| Retrasado | La cifra va por detrás del objetivo | Mira la evolución: ¿un pico aislado o una tendencia? |
| En riesgo | La cifra corre el riesgo de quedarse atrás | Coméntalo pronto, antes de que esté en rojo |
| Acciones fuera de plazo | Una acción ha llegado a su fecha sin estar cerrada | Pregunta al responsable: ¿qué bloquea, o es otra la fecha? |
| En marcha | La cifra está en el objetivo o por encima | No comentar, salvo que el equipo quiera aprender algo |
Arriba del tablero figura cuántas cifras van retrasadas, en riesgo o en marcha, y cuántas acciones están fuera de plazo. Toca uno de los cuatro y ves solo esas tarjetas. Así el stand-up empieza por lo que requiere atención, y el equipo se salta lo que va por buen camino.
Primero la evolución, después la causa
Una cifra en rojo aún no dice por qué. Toca la tarjeta y ves la evolución semanal frente al objetivo, con el último valor, la variación y el punto mínimo y máximo. Eso marca la diferencia entre un pico aislado y una tendencia, y entre un problema que debes resolver ahora y uno que vigilas.
Un gráfico de Pareto, que también puedes poner en el tablero, ayuda con la siguiente pregunta: ¿de dónde viene? Si el setenta por ciento de la desviación está en dos causas, sabes por dónde empezar.
Una acción para cada desviación
Una desviación sin acción es un aviso. En CoVince la acción cuelga del tablero al que se refiere: toca un gráfico y ves qué acción lleva asociada. Cada acción tiene un responsable y una fecha, y sigue visible en el tablero y en la línea de tiempo hasta que está cerrada. Una tarjeta roja sin acción es, pues, también una señal: todavía no hay nadie responsable.
El CrewMate como segundo par de ojos
El CrewMate conoce el tablero. Puedes preguntarle en voz alta:
- ¿Qué va retrasado?
- ¿Qué acciones están fuera de plazo y de quién son?
- ¿Qué ha cambiado desde el último stand-up?
Responde a partir de lo que hay en el tablero y propone qué puedes hacer: una acción con responsable y fecha, que confirmas tú. Es práctico cuando hay más tarjetas de las que el equipo puede revisar en un cuarto de hora. La decisión sigue en manos del equipo. Y como lee del tablero, su respuesta es tan buena como la cifra: si una fuente va retrasada, la respuesta va retrasada.
Un ritmo fijo para las desviaciones
- A diario: abre ‘retrasado’ y ‘acciones fuera de plazo’. Por cada cifra en rojo: un responsable y una fecha.
- Cada semana: revisa ‘en riesgo’. ¿Qué amenaza con ponerse en rojo y qué hacemos al respecto?
- Por periodo: mira si los objetivos siguen siendo correctos. Una cifra que siempre está en rojo quizá tenga un objetivo equivocado. Una cifra que siempre está en verde probablemente no muestra nada.
Trampas
- Un KPI sin objetivo. Entonces nadie sabe si 86 es bueno o malo.
- Demasiados KPI. De cinco a ocho es un buen punto de partida. Quita todo lo que no oriente una decisión o no tenga responsable.
- El rojo como fracaso. Si el rojo provoca una cuestión de culpa, el equipo esconde los problemas. Haz norma que el rojo es el motivo para mirar juntos.
- Fuente obsoleta. Una cifra que no se actualiza no señala nada.
Para una visión más amplia del dashboard, mira Dashboard de Obeya: KPI que dicen por sí mismos qué falla. Ejemplos de paredes por sector en Ejemplos de paredes de KPI.
Un ejemplo: de rojo a acción en cuatro pasos
Imagina que en el tablero de Meridiaan Health un KPI está en rojo. Así lo recorre el equipo.
- Abre la cifra. La evolución semanal muestra que no es un pico aislado, sino una tendencia de tres semanas.
- Busca la causa. El gráfico de Pareto muestra que la mayor parte de la desviación está en una o dos causas.
- Mira si ya hay una acción. Toca el gráfico. No cuelga ninguna.
- Crea la acción. Sanne la asume, con una fecha. En el siguiente stand-up estará arriba en ‘retrasado’ o en ‘acciones fuera de plazo’ si no está cerrada.
Ese es todo el método: la pared señala la desviación, el equipo mira la evolución y la causa, y surge una acción con un responsable.
Preguntas frecuentes
¿Cómo veo rápido qué KPI se desvían?
Arriba del tablero figura cuántas cifras van retrasadas, en riesgo o por buen camino, y cuántas acciones están fuera de plazo. Toca un estado y ves solo esas tarjetas.
¿Qué diferencia hay entre retrasado y en riesgo?
Retrasado significa que la cifra ya va por detrás del objetivo. En riesgo significa que amenaza con quedarse atrás. Así lo comentas pronto.
¿Cómo veo quién tiene la acción?
Toca un gráfico y ves qué acción lleva asociada. Cada acción tiene un responsable y una fecha.
¿Puede el CrewMate señalar desviaciones?
Puedes preguntarle qué va retrasado o qué acciones están fuera de plazo, y responde a partir de lo que hay en el tablero. El equipo decide lo que pasa.
¿Cuántos KPI caben en la pared?
De cinco a ocho es un buen punto de partida. Quita todo lo que no oriente una decisión o no tenga responsable.