Stand-up de la Obeya: agenda, ritmo y quién dice qué
Un stand-up de Obeya es un cuarto de hora de pie ante la pared, cada día a la misma hora, con las mismas preguntas de siempre: ¿qué está en rojo y quién se encarga? A su alrededor hay un ritmo con una sesión semanal para plan, riesgos y decisiones, y una recalibración periódica de objetivos y KPI. A continuación tienes una agenda que puedes usar mañana, con los roles incluidos.
El ritmo en tres capas
Una Obeya vive de momentos breves y fijos ante la pared. No es un póster sino un ritmo, con tres capas, cada una con su propia pregunta:
| Momento | Qué haces | Pregunta |
|---|---|---|
| A diario | Stand-up de un cuarto de hora | ¿Qué está en rojo y quién se encarga? |
| Cada semana | Repasar juntos las paredes: plan, riesgos y decisiones | ¿Vamos según lo previsto, qué puede afectarnos todavía, qué se ha decidido? |
| Por periodo | Recalibrar objetivos y KPI | ¿Seguimos dirigiendo hacia lo correcto? |
Sin este ritmo, una Obeya es una exposición. El ritmo convierte la pared en un lugar de trabajo.
La agenda de 15 minutos
El stand-up es corto porque es de pie, ante la pared, y porque solo se puede hablar de lo que muestra la pared. Una agenda que funciona:
- Minuto 0-2: leer la pared. El moderador recorre la pared y nombra lo que está en rojo, naranja o es nuevo. Sin explicaciones, solo mirar.
- Minuto 2-5: ¿qué ha cambiado desde ayer? Nuevas desviaciones, acciones cerradas, nuevos riesgos.
- Minuto 5-12: los puntos rojos. Por cada punto rojo, tres preguntas: por qué, quién se encarga, cuándo estará resuelto. Cada punto termina en una acción con responsable y fecha, o en la decisión de dejarlo.
- Minuto 12-14: acciones de ayer. ¿Qué está cerrado y qué se retrasa? Una acción que se retrasa recibe una fecha nueva o un responsable nuevo, no más tiempo en silencio.
- Minuto 14-15: cierre. Los posibles bloqueos que deben resolverse fuera del equipo, y quién se los lleva.
¿Más de un cuarto de hora? Entonces se convierte en una reunión. Un punto que necesita explicación recibe una acción para una conversación aparte con los implicados, después del stand-up.
Quién dice qué
- El moderador (a menudo el responsable de la Obeya) controla el tiempo, recorre la pared y vela por que cada punto rojo reciba una acción. Puedes rotar el rol; eso hace que el equipo se sienta dueño de la pared.
- El responsable del KPI dice en una o dos frases por qué la cifra es la que es. Nada más.
- El responsable de la acción informa de si su acción está cerrada y, si no, de cuándo lo estará.
- El resto escucha, aporta lo que su departamento sabe y no trae al stand-up discusiones que corresponden a una conversación aparte.
Un ejemplo con nombres ficticios, en Meridiaan B.V.: Sanne dirige el stand-up. En la tarjeta ‘citas perdidas’ el responsable dice: “Rojo desde ayer, el correo de recordatorio salió un día tarde.” Sanne pregunta: “¿Quién se encarga?” Surge una acción con un nombre y la fecha de mañana. Después, a la siguiente tarjeta.
Las preguntas vienen del PDCA
La agenda parece sencilla, pero tiene un modelo de pensamiento debajo: el ciclo PDCA de Deming. Siempre las mismas preguntas:
- Plan: ¿qué habíamos planificado?
- Do: ¿qué ha pasado?
- Check: ¿dónde nos desviamos del objetivo?
- Act: ¿qué acción ponemos en marcha ahora, y con qué responsable?
Un stand-up que no hace estas cuatro preguntas se convierte enseguida en una ronda de estado: cada uno cuenta lo que ha hecho, nadie decide nada.
La sesión semanal
Una vez por semana repasáis juntos las paredes, durante más de un cuarto de hora y con más atención a lo que no cambia a diario. Una estructura que funciona:
- Plan e hitos: ¿vamos según lo previsto? ¿Qué tiene que pasar esta semana y cuál es el siguiente hito?
- Riesgos: ¿qué puede afectar todavía al proyecto? ¿Tiene cada riesgo un responsable y una medida?
- Decisiones: ¿qué se ha decidido y qué falta por decidir? Regístralo en la pared, para que nadie tome una decisión dos veces.
- Acciones: ¿cuáles tienen más de una semana? ¿Por qué están paradas?
La sesión semanal encaja con el montaje de tres paredes. Cada pared, un tema; el equipo recorre las paredes. Cómo montar el espacio para ello lo explicamos en Cómo montar una sala Obeya.
Por periodo: recalibrar
Cada pocas semanas o cada trimestre te haces la pregunta que a diario no te haces: ¿seguimos dirigiendo hacia lo correcto? Los KPI que nunca se ponen en rojo y nunca generan una acción pueden salir. Un riesgo nuevo o un objetivo cambiado quizá pida un KPI nuevo. Mantén la pared pequeña: mejor cinco tarjetas con las que se hace algo que veinte que nadie mira.
Cuando alguien está a distancia
En un equipo híbrido, el stand-up se hace o en un portátil o en una pantalla de la sala. Asegúrate de que el colega a distancia ve la misma pared en vivo, y no una captura de pantalla. En CoVince la videollamada está junto al tablero: el colega a distancia aparece en la pared y el tablero se queda en el centro. Dale al colega a distancia su turno en la ronda, no solo al final.
Si tienes un CrewMate en la sala, puedes preguntarle algo sobre las cifras durante el stand-up, también en voz alta. Así se ve en Stand-up con un colega de IA.
Lo que es mejor no hacer
- Sentarse. Sentados, un stand-up dura el doble.
- Comentar cada tarjeta. Habla de lo que está en rojo o cambia. El verde no necesita explicación.
- Resolver problemas en el stand-up. Nombras el problema, asignas un responsable y planificas la conversación.
- Acciones sin fecha. Una acción sin fecha es un deseo.
- Dejar que las cifras se queden obsoletas. Si nadie confía en la cifra, todo el stand-up es tiempo perdido. En una Obeya digital las cifras vienen de la propia CoVince, de un CSV, de fuentes conectadas o se introducen a mano; acordad quién las mantiene.
Más sobre lo que suele salir mal en Por qué a los tres meses nadie mira la pared.
Lista de comprobación
- Hora fija, sitio fijo, quince minutos, de pie.
- Hay un moderador; el rol puede rotar.
- La pared está actualizada antes de que empiece el stand-up.
- Cada punto rojo termina en una acción con responsable y fecha.
- Se comprueban las acciones de ayer.
- Quien está a distancia ve la misma pared en vivo y tiene su turno.
- Cada semana repasar las paredes para plan, riesgos y decisiones; por periodo recalibrar los KPI.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un stand-up de Obeya?
Un cuarto de hora, de pie ante la pared. Solo se comenta lo que está en rojo o cambia; cada punto rojo termina en una acción con responsable y fecha.
¿Quién dirige el stand-up?
A menudo el responsable de la Obeya, pero el rol puede rotar. El moderador controla el tiempo, recorre la pared y vela por que cada punto rojo reciba una acción.
¿Con qué frecuencia debe reunirse el equipo ante la pared?
A diario para el stand-up, cada semana para una sesión sobre plan, riesgos y decisiones, y por periodo para recalibrar objetivos y KPI.
¿Y si alguien está a distancia?
Asegúrate de que ese colega ve la misma pared en vivo. En CoVince la videollamada está junto al tablero, de modo que el colega a distancia aparece en la pared y el tablero se queda en el centro.
¿Qué preguntas haces en el stand-up?
Las del ciclo PDCA: qué habíamos planificado, qué ha pasado, dónde nos desviamos y qué acción ponemos en marcha ahora.