Las cinco paredes de la Obeya: objetivos, KPI, plan, problemas y acciones
Una pared de Obeya tiene cinco temas fijos: objetivos, KPI, plan, problemas y acciones. Cada tema responde a su propia pregunta y tiene un lugar fijo, para que siempre sepas dónde mirar. A continuación los repasamos uno por uno, con capturas de pantalla reales de la Control Room de CoVince.
Por qué paredes fijas
Una Obeya funciona porque todos saben dónde mirar. Si los objetivos a veces están a la izquierda y a veces junto al plan, todos buscan y nadie habla. Por eso cada pared tiene un tema fijo, y ese tema una pregunta fija. Los cinco temas de abajo aparecen en casi todas las Obeya, en la industria, la sanidad, TI y la administración pública.
No hace falta construir los cinco a la vez. Empieza con uno, normalmente objetivos y KPI, y añade el resto cuando el ritmo esté asentado. Para ese ritmo, mira Stand-up de la Obeya: agenda y ritmo.
1. Objetivos: ¿a qué apuntamos?
La primera pared muestra para qué está el equipo. ¿Qué debe existir al final del proyecto o programa? Hazlo breve: un objetivo que no cabe en una pantalla es un objetivo que el propio equipo no se sabe de memoria.
- Pregunta: ¿qué queremos lograr y para quién?
- Qué va en ella: una o dos frases sobre el objetivo, los resultados principales y, si hace falta, el motivo.
- Trampa: demasiados objetivos. Si todo es un objetivo, nada dirige.
En el canvas de CoVince puedes colocar el objetivo junto a la journey a la que se refiere. Así sigue a la vista cuando alguien decide algo.
2. KPI: ¿vamos por buen camino?
La segunda pared es el lugar de las cifras. Cada medición tiene un objetivo y un color: verde, naranja o rojo. Es la parte de la pared que más cambia y, por eso, la primera que se queda atrás si trabajas con papel.
- Pregunta: ¿vamos por buen camino y hacia dónde evoluciona?
- Qué va en ella: de cinco a ocho KPI con su objetivo, una tendencia y un responsable.
- Trampa: una cifra sin objetivo. Entonces nadie sabe si 86 es bueno o malo.
En la Control Room tocas una tarjeta y ves la evolución semanal frente al objetivo. Es práctico en el stand-up: no tienes que buscar el gráfico en otra herramienta.
3. Plan e hitos: ¿qué tiene que pasar?
La tercera pared muestra las fases, los hitos y quién se encarga de qué. Es la pared que responde a: ¿qué tiene que pasar esta semana y cuál es lo siguiente?
- Pregunta: ¿vamos según lo previsto?
- Qué va en ella: una línea de tiempo con fases e hitos, completada con las dependencias que el equipo está esperando.
- Trampa: un plan hecho hace un mes y no actualizado desde entonces.
4. Problemas: ¿qué no va bien?
La cuarta pared es la pared honesta. Aquí cuelga lo que no funciona: una desviación de un KPI, un bloqueo, un riesgo que se acerca. Una Obeya que se salta esta parte es un tablón de anuncios con buenas noticias.
- Pregunta: ¿qué no va bien y por qué?
- Qué va en ella: las desviaciones, con la causa si se conoce. En CoVince, cuatro estados muestran lo que requiere atención: retrasado, en riesgo, acciones fuera de plazo y en marcha.
- Trampa: esconder problemas porque el rojo se siente como un fracaso. Una pared que siempre está en verde probablemente no muestra nada.
5. Acciones: ¿qué hacemos al respecto?
La quinta pared es donde todo se decide. Cada problema de la cuarta pared recibe aquí una acción. Una acción tiene un responsable y una fecha, y se queda colgada hasta que está cerrada.
- Pregunta: ¿quién hace qué y cuándo estará cerrado?
- Qué va en ella: una lista de acciones con responsable, fecha y el KPI o el riesgo al que pertenece la acción.
- Trampa: acciones sin responsable o sin fecha. Entonces la acción desaparece en silencio y el problema vuelve.
En CoVince la acción cuelga del tablero al que se refiere: toca un gráfico y ves qué acción lleva asociada. Lo que sale en el stand-up lo desarrollas en un canvas, en un documento o en una hoja de cálculo, en la misma journey.
Cinco temas, cuatro paredes
En la página de Obeya de CoVince son cuatro: objetivos y KPI, plan e hitos, problemas y acciones, y decisiones y riesgos. Es otro corte de la misma materia. Objetivos y KPI van juntos porque quieres ver el objetivo junto a la cifra; problemas y acciones van juntos porque un problema sin acción no aporta nada; y decisiones y riesgos tienen su propia pared para que nadie tome una decisión dos veces y nadie olvide un riesgo. Cómo repartirlas físicamente entre pantallas lo explicamos en Cómo montar una sala Obeya.
En qué orden los construyes
- Objetivos y KPI. Sin cifras ni objetivos no puedes dirigir nada.
- Acciones. Cuelga de inmediato de cada KPI en rojo una acción con responsable y fecha.
- Problemas y riesgos. En cuanto el ritmo esté asentado, hacer visible lo que se interpone en el camino del equipo.
- Plan e hitos. Añade el plan cuando el stand-up ya sea costumbre.
La explicación completa del método la encuentras en Obeya: la guía completa. Ejemplos de paredes de KPI en Ejemplos de paredes de KPI.
Preguntas frecuentes
¿Qué cinco paredes tiene una Obeya?
Objetivos, KPI, plan e hitos, problemas y acciones. Cada tema tiene su propia pregunta y un lugar fijo en la pared.
¿Tengo que construir las cinco paredes a la vez?
No. Empieza con objetivos y KPI, cuelga acciones de ellos y añade las demás paredes cuando el ritmo esté asentado.
¿Por qué CoVince tiene cuatro en lugar de cinco?
En la página de Obeya de CoVince van juntos objetivos y KPI, y también problemas y acciones, con una pared propia para decisiones y riesgos. Es otro corte del mismo contenido.
¿Cómo veo qué problema corresponde a qué acción?
En CoVince tocas un gráfico y ves qué acción lleva asociada. Cada acción tiene un responsable y una fecha.
¿Cuántos KPI caben en la pared?
Un puñado; de cinco a ocho es un buen punto de partida. Todo lo que no oriente una decisión o no tenga responsable, lo quitas.