Obeya ibrida: quando metà del team è a casa

La parete e le persone che non ci sono davanti

Immaginate uno stand-up di un quarto d'ora, quattro persone nella stanza, due a casa. Nella stanza tutti stanno davanti alla parete. I due a casa guardano un laptop, uno schermo condiviso con ritardo, o niente. Sentono ciò che viene detto, ma non indicano, non si spostano con gli altri e non vedono quale tessera è rossa.

È questo il problema dell'Obeya ibrida. Il metodo si basa sul guardare insieme la stessa parete. Se una parte del team non ha quella parete, si perde proprio quella parte del valore. Nascono due conversazioni: una davanti alla parete e una nella chat.

Il principio: una board, una conversazione

La soluzione non è una telecamera migliore, ma la stessa board per tutti. In CoVince la videochiamata è accanto alla board e non in un programma separato. Si apre la conversazione dalla journey e si mostra il canvas o il Control Room nella chiamata. Ciò che cambia lo vedono tutti subito.

Che cosa può fare la videochiamata in CoVince

• Conversazione aperta tramite link. Pubblica, solo per i membri della journey o per chi invitate, con sala d'attesa. Gli ospiti partecipano senza account.
• La board nella conversazione. Si mostra il canvas o il Control Room nella chiamata, così casa e ufficio guardano la stessa cosa.
• Alzare la mano e chat. Tutti hanno il loro turno, anche chi partecipa a distanza.
• Registrare. Su richiesta con trascrizione e riepilogo, utili per chi non ha potuto partecipare.

Quattro accordi che fanno funzionare uno stand-up ibrido

1. La parete è il punto di partenza, non l'agenda nella testa di qualcuno. Scorrete gli schermi uno dopo l'altro, come fareste camminando nella stanza. Chi è collegato da remoto segue schermo per schermo.
2. Le azioni si mettono sulla board, non in chat. Un'azione con un responsabile e una data compare sulla board e sulla timeline. Lì guardano tutti, in ogni sede.
3. Si parte da ciò che è rosso. I contatori di ritardo, rischio e azioni in ritardo mostrano di cosa bisogna parlare. Basta un tocco e si vedono solo quei riquadri.
4. Chi è da remoto parla per primo. Una regola semplice che evita che le persone in stanza prendano in mano la conversazione.

Cosa vedono le persone da remoto

Chi è a casa vede la stessa board appesa nella stanza, con gli stessi numeri di oggi. Toccare un grafico per vedere l'azione collegata funziona quindi anche a distanza. Inoltre la conversazione si trova nella stessa journey: le azioni, le decisioni e i documenti che emergono nello stand-up si elaborano poi su una board, in un documento o in un foglio di calcolo. Nessuno deve chiedere «puoi mandarmelo ancora un attimo?».

Volete ingrandire anche la stanza, con nove schermi a U e i colleghi da remoto sulla parete di destra? È la stanza Obeya immersiva. Per le basi di una parete digitale leggete Obeya digitale, e tutto il contesto è nella guida completa.

Cosa cambia per chi è in stanza

Il lavoro ibrido chiede qualcosa anche a chi è in stanza, non solo a chi è a casa. Non camminate lungo la parete dando le spalle alla telecamera, ma dite quale schermo state commentando. Non limitatevi a indicare: nominate il riquadro, «il tempo di attraversamento sullo schermo Avanzamento». Sembra macchinoso, finché non si nota che chi è da remoto così sa dove vi trovate.

Se la stanza ha più schermi, ogni schermo ha un nome. Aiuta anche qui: «passiamo ad Azioni» basta per portare tutti sulla stessa parte della parete, in stanza e a casa.

Cosa va storto più spesso

• La call e la board sono due cose separate. Se la conversazione è in un programma e la board in un altro, metà del team guarda nel posto sbagliato.
• Le persone da remoto sono spettatori. Dategli un ruolo nello stand-up: un argomento proprio, un'azione propria.
• Le decisioni passano per la chat. Registratele sulla board, così le ritrova anche chi non c'era.

Un Obeya ibrido non deve essere costoso. Prima la board e la conversazione in un unico posto, solo dopo gli schermi.