Obeya nell’istruzione: una parete più piccola per team e progetti

Dove un Obeya trova posto nell’istruzione

Una scuola o un corso non ha una linea di produzione, ma ha obiettivi, scadenze e un team che deve coordinarsi. Alcuni luoghi in cui una parete funziona:

• Un team didattico o un dipartimento che prepara un nuovo curricolo, un’ispezione o una ristrutturazione.
• Un corso di studi con più docenti e tutor di tirocinio che seguono gli stessi studenti.
• Un progetto di studenti, come un gruppo di progetto o un minor, in cui gli studenti gestiscono da soli la parete e presentano il risultato.
• Una dirigenza scolastica che segue i piani dell’anno: obiettivi, bilancio, personale e strutture.

Il principio è lo stesso di ovunque: ciò che si vede non occorre chiederlo. Lo stato delle cose è lì, per tutti.

Iniziare in piccolo

Nell’istruzione è probabile che un Obeya completo con quattro pareti sembri troppo pesante. Non serve nemmeno. Si inizia con una di queste due:

1. Obiettivi e KPI: da tre a cinque numeri che il team vuole seguire insieme, ad esempio il numero di consegne, la presenza o l’avanzamento di un progetto. Ogni misura con un obiettivo e un colore.
2. Problemi e azioni: un elenco di ciò che non procede, con per ogni problema un’azione, un responsabile e una data.

Si aggiungono piano e traguardi appena l’abitudine è consolidata, e per ultimi decisioni e rischi. Per saperne di più sull’ordine, leggete Le cinque pareti Obeya.

Imparare in una journey

CoVince lavora con le journey: un luogo in cui converge il lavoro di un team o di un gruppo. Un Obeya vi trova naturalmente posto. La lavagna, le azioni, le conversazioni e i documenti stanno nella stessa journey, quindi uno studente o un docente non deve cercare dove sia qualcosa.

• Canvas: una lavagna infinita con post-it, forme, frecce e grafici, adatta a un’analisi dei problemi o a una pianificazione che gli studenti fanno insieme.
• Azioni e timeline: ogni azione con un responsabile e una data, visibile sulla lavagna e sulla timeline finché non è conclusa.
• Docs e grids: documenti e fogli di calcolo che si modificano insieme, accanto alla lavagna.
• Videochiamate: in CoVince stesso, per chi non è nello spazio. Gli ospiti, come un tutor esterno, partecipano senza account.

Un breve stand-up, anche con gli studenti

Il nucleo è un ritmo breve. Per un team di docenti è ad esempio un quarto d’ora a settimana davanti alla parete. Per un progetto di studenti è un breve stand-up al giorno o a lezione.

1. Che cosa è rosso? Quale compito è in ritardo, quale scadenza si avvicina?
2. Chi se ne occupa? Ogni azione riceve un nome e una data.
3. Che cosa abbiamo imparato? Una frase su ciò che si può migliorare, e diventa la prossima azione.

È il principio PDCA in piccolo: plan, do, check, act. Per gli studenti è anche un modo di esercitarsi a collaborare e ad assumersi responsabilità. L’agenda nel dettaglio è in Stand-up Obeya: agenda e ritmo.

Un CrewMate come supporto

Un CrewMate è un collega AI che conosce la journey e la bacheca. Risponde alle domande su ciò che c'è sulla bacheca, anche a voce, e propone un piano con responsabili e scadenze. Propone lui, e voi decidete cosa finisce sulla parete. Per un docente può rendere più rapida la prima bacheca, e per gli studenti è un punto di partenza su cui intervenire.

A cosa fare attenzione

• Dati degli studenti: non mettete dati personali su una parete condivisa. I numeri su un gruppo sono più sicuri dei numeri su una persona. Concordate con la vostra organizzazione cosa è consentito.
• Tenetelo semplice. Tre numeri che tutti conoscono valgono più di venti che nessuno aggiorna.
• La parete è del team. Lasciate che siano i docenti o gli studenti ad aggiornarla, altrimenti diventa di nuovo un report per qualcun altro.

Una prima settimana

Non serve uno spazio dedicato. Un Obeya digitale funziona su un portatile o su un grande schermo in aula. Si crea una journey, ci si mettono tre numeri e un elenco di azioni, e nella prima settimana si fa ogni giorno uno stand-up di cinque minuti. Poi si sa di cosa ha bisogno il team.

Tre cose che nella scuola vanno spesso storte

La parete è del docente, non del team o degli studenti. Allora la aggiorna una sola persona, e tutto si ferma quando quella persona è occupata. Distribuite i ruoli: qualcuno conduce, qualcuno gestisce, e i ruoli ruotano.

Non c'è un momento fisso. Una parete senza ritmo è una bacheca di sughero. Scegliete un momento fisso a settimana o a lezione e rispettatelo, anche se è breve.

La parete mostra persone invece dei progressi. Restate sui numeri di gruppi e progetti e tenete i dati personali degli studenti fuori da una parete condivisa.