Le cinque pareti Obeya: obiettivi, KPI, piano, problemi e azioni
Una parete Obeya ha cinque temi fissi: obiettivi, KPI, piano, problemi e azioni. Ogni tema risponde a una domanda propria e ha un posto fisso, così si sa sempre dove guardare. Di seguito li passiamo in rassegna uno per uno, con schermate reali del CoVince Control Room.
Perché pareti fisse
Un'Obeya funziona perché tutti sanno dove guardare. Se gli obiettivi stanno a volte a sinistra e a volte accanto al piano, tutti cercano e nessuno parla. Per questo ogni parete ha un tema fisso, e quel tema una domanda fissa. I cinque temi qui sotto ricorrono in quasi ogni Obeya, nell'industria, nella sanità, nell'IT e nella pubblica amministrazione.
Non è necessario costruirli tutti e cinque insieme. Si inizia con uno, di solito obiettivi e KPI, e si aggiunge il resto quando il ritmo è consolidato. Per questo ritmo, vedere Stand-up Obeya: agenda e ritmo.
1. Obiettivi: su cosa ci orientiamo?
La prima parete mostra a che cosa serve il team. Che cosa deve esserci alla fine del progetto o del programma? Meglio essere brevi: un obiettivo che non sta su uno schermo non lo conosce a memoria nemmeno il team.
- Domanda: che cosa vogliamo ottenere, e per chi?
- Che cosa ci va: una o due frasi sull'obiettivo, sui risultati principali e, se serve, sul motivo da cui nasce.
- Trappola: troppi obiettivi. Se tutto è un obiettivo, nulla guida.
Sul canvas di CoVince si può mettere l'obiettivo accanto alla journey a cui si riferisce. Così resta visibile nel momento in cui qualcuno decide.
2. KPI: siamo in linea?
La seconda parete è il posto dei numeri. Ogni misurazione ha un obiettivo e un colore: verde, arancione o rosso. È la parte della parete che cambia di più, e quindi la prima a restare indietro quando si lavora con la carta.
- Domanda: siamo in linea, e in che direzione si va?
- Che cosa ci va: da cinque a otto KPI con il loro obiettivo, un trend e un responsabile.
- Trappola: un numero senza obiettivo. Allora nessuno sa se 86 sia buono o cattivo.
Nel Control Room si tocca una tessera e si vede l'andamento settimanale rispetto all'obiettivo. È comodo nello stand-up: non serve cercare il grafico in un altro strumento.
3. Piano e traguardi: che cosa deve succedere?
La terza parete mostra le fasi, i traguardi e chi si occupa di cosa. È la parete che risponde a: che cosa deve succedere questa settimana, e che cosa c'è dopo?
- Domanda: siamo in linea con il piano?
- Che cosa ci va: una linea del tempo con fasi e traguardi, integrata dalle dipendenze che il team sta aspettando.
- Trappola: un piano fatto un mese fa e da allora mai aggiornato.
4. Problemi: che cosa non va?
La quarta parete è la parete onesta. Qui sta ciò che non funziona: uno scostamento di un KPI, un blocco, un rischio che si avvicina. Un'Obeya che salta questa parte è una bacheca di buone notizie.
- Domanda: che cosa non va, e perché?
- Che cosa ci va: gli scostamenti, con la causa per quanto nota. In CoVince quattro stati mostrano che cosa richiede attenzione: in ritardo, a rischio, azioni in ritardo e in linea.
- Trappola: nascondere i problemi perché il rosso sembra un fallimento. Una parete sempre verde probabilmente non mostra nulla.
5. Azioni: che cosa facciamo?
La quinta parete è quella in cui tutto si decide. Ogni problema della quarta parete riceve qui un'azione. Un'azione ha un responsabile e una data e resta appesa finché non è conclusa.
- Domanda: chi fa che cosa, e quando è finito?
- Che cosa ci va: un elenco di azioni con responsabile, data e il KPI o il rischio a cui l'azione appartiene.
- Trappola: azioni senza responsabile o senza data. Allora l'azione scompare in silenzio e il problema ritorna.
In CoVince l'azione è collegata alla bacheca a cui si riferisce: si tocca un grafico e si vede quale azione vi è collegata. Ciò che emerge nello stand-up si elabora su un canvas, in un documento o in un foglio di calcolo, nella stessa journey.
Cinque temi, quattro pareti
Nella pagina Obeya di CoVince sono quattro: obiettivi e KPI, piano e traguardi, problemi e azioni, e decisioni e rischi. È un taglio diverso della stessa materia. Obiettivi e KPI stanno insieme, perché l'obiettivo si vuole vedere accanto al numero; problemi e azioni stanno insieme, perché un problema senza azione non produce nulla; e decisioni e rischi hanno una parete propria, così nessuno prende una decisione due volte e nessuno dimentica un rischio. Come distribuirle fisicamente sugli schermi è spiegato in Allestire la stanza Obeya.
In quale ordine costruirle
- Obiettivi e KPI. Senza numeri e obiettivi non c'è nulla da guidare.
- Azioni. A ogni KPI rosso si collega subito un'azione con responsabile e data.
- Problemi e rischi. Quando il ritmo è consolidato, si rende visibile ciò che ostacola il team.
- Piano e traguardi. Si aggiunge il piano quando lo stand-up è diventato un'abitudine.
La spiegazione completa del metodo è in Obeya: la guida completa. Esempi di pareti KPI sono in Esempi di parete KPI.
Domande frequenti
Quali sono le cinque pareti di un'Obeya?
Obiettivi, KPI, piano e traguardi, problemi e azioni. Ogni tema ha una domanda propria e un posto fisso sulla parete.
Devo costruire tutte e cinque le pareti insieme?
No. Si inizia da obiettivi e KPI, si collegano le azioni e si aggiungono le altre pareti quando il ritmo è consolidato.
Perché CoVince ne ha quattro invece di cinque?
Nella pagina Obeya di CoVince obiettivi e KPI stanno insieme, così come problemi e azioni, con una parete propria per decisioni e rischi. È un taglio diverso degli stessi contenuti.
Come vedo quale problema appartiene a quale azione?
In CoVince si tocca un grafico e si vede quale azione vi è collegata. Ogni azione ha un responsabile e una data.
Quanti KPI vanno sulla parete?
Una manciata; da cinque a otto è un buon punto di partenza. Tutto ciò che non orienta una decisione o non ha un responsabile si toglie.