LED-wand of losse schermen voor je Obeya of war room?

Wie een vergaderruimte voor een Obeya of control room wil inrichten, komt vroeg of laat bij de vraag: een LED-wand of losse schermen? Een eerlijk antwoord begint niet bij de techniek, maar bij wat het team in de ruimte doet. CoVince beschrijft drie opstellingen; de LED-wand is er een van.

De drie opstellingen

Waarom losse staande schermen?

Met losse schermen heeft elk scherm zijn eigen onderwerp. Een naam per scherm, zoals Doelen, Voortgang, Acties of Risico's, maakt dat het team scherm voor scherm de wand langsloopt. Dat past bij het ritme van een Obeya: de stand-up gaat langs de wanden en iedereen is bij hetzelfde stuk.

• Flexibel beginnen. Je kunt met drie schermen starten en uitbreiden naar negen.
• Een scherm per onderwerp. Het bord laat per scherm zien wat er aandacht nodig heeft.
• Ook in een gewone vergaderruimte. Drie staande schermen op één wand volstaan voor een stand-up van een kwartier.

Waarom een LED-wand?

Bij een LED-wand is elke wand één naadloos beeld. Grafieken, het canvas en de CrewMate worden zo groot dat je er middenin staat. Dat is het sterkst als veel mensen tegelijk hetzelfde beeld moeten zien: een stuurgroep, een presentatie, een demo.

• Geen randen. Een groot beeld loopt door, ook als een grafiek over het midden valt.
• Voor grote sessies. Presentaties en momenten waarop iedereen hetzelfde moet zien.
• Impact. Het canvas en de CrewMate worden zo groot dat de kamer er om draait.

Hoe kies je?

1. Hoeveel mensen zitten er in de ruimte? Een team van vijf heeft genoeg aan drie schermen. Een stuurgroep met veel mensen heeft baat bij een groot beeld.
2. Hoe vaak komt de groep samen? Dagelijks voor een kwartier past bij losse schermen. Een zeldzame grote sessie bij een LED-wand.
3. Wil je lopen of presenteren? Lopen langs wanden past bij losse schermen. Presenteren aan een grote groep bij LED.
4. Hoeveel wil je vooraf investeren? Beginnen met een laptop of één scherm kost het minste en laat je zien of het ritme werkt. Vraag naar kosten en eisen per opstelling in een demo.

Wat voor alle opstellingen geldt: het bord, de acties, de CrewMate en het videobellen werken hetzelfde. Je kunt dus klein beginnen en later de opstelling vervangen zonder het werk opnieuw te doen. Een mooi scherm lost een stagnerende stand-up niet op; het ritme doet dat.

Lees meer over de grote opstelling in immersive Obeya-room, over de software achter de schermen in command center zonder maatwerk, en over de methode in de complete gids.

Wat de ruimte zelf vraagt

Los van de keuze voor LED of losse schermen, bepaalt de ruimte of het werkt. Een Obeya-wand moet leesbaar zijn voor wie het verst weg zit, dus plan de afstand van de tafel tot de wand zo dat tegels en cijfers zonder turen te lezen zijn. Laat voldoende ruimte om langs de wanden te lopen: het lopen zelf is onderdeel van het ritme. En zorg dat mensen op afstand een plek op de wand hebben, bijvoorbeeld rechts, zodat ze niet in een hoek van het scherm verdwijnen.

Denk ook aan de bediening. De Syner Suite wordt bediend met een tik op de wand of met je stem. Kies een opstelling waarin iemand de wand kan aanraken, of waarin je de CrewMate hardop kunt aanspreken zonder dat de ruimte hem verstoort.

Klein beginnen telt

De meest gemaakte fout is eerst de ruimte bouwen en daarna het ritme bedenken. Kijk liever eerst een paar weken hoe het team omgaat met een digitale muur op een laptop of één groot scherm. Dat laat zien of je drie, negen of LED wilt, en welke wanden je nodig hebt.