Die fünf Obeya-Wände: Ziele, KPIs, Plan, Probleme und Maßnahmen

Warum feste Wände

Ein Obeya funktioniert, weil alle wissen, wohin sie schauen müssen. Wenn die Ziele mal links hängen und mal neben dem Plan, suchen alle, und niemand redet. Darum hat jede Wand ein festes Thema und dieses Thema eine feste Frage. Die fünf Themen unten kehren in nahezu jedem Obeya wieder, in der Industrie, im Gesundheitswesen, in der IT und in der Verwaltung.

Sie müssen nicht alle fünf gleichzeitig aufbauen. Beginnen Sie mit einem, meist Ziele und KPIs, und ergänzen Sie den Rest, sobald der Rhythmus steht. Zu diesem Rhythmus siehe Obeya-Stand-up: Agenda und Rhythmus.

1. Ziele: Woran richten wir uns aus?

Die erste Wand zeigt, wofür das Team da ist. Was soll am Ende des Projekts oder Programms stehen? Fassen Sie sich kurz: Ein Ziel, das nicht auf einen Bildschirm passt, kennt das Team selbst nicht auswendig.

• Frage: Was wollen wir erreichen, und für wen?
• Was gehört darauf: ein oder zwei Sätze zum Ziel, zu den wichtigsten Ergebnissen und gegebenenfalls zum Anlass.
• Falle: zu viele Ziele. Wenn alles ein Ziel ist, steuert nichts.

Auf dem CoVince-Canvas können Sie das Ziel neben die Journey setzen, um die es geht. So bleibt es sichtbar, wenn jemand etwas entscheidet.

2. KPIs: Liegen wir auf Kurs?

Die zweite Wand ist der Ort für die Zahlen. Jede Messung hat ein Ziel und eine Farbe: grün, orange oder rot. Es ist der Teil der Wand, der sich am meisten ändert, und darum der Teil, der bei Papier als Erstes hinterherhinkt.

• Frage: Liegen wir auf Kurs, und in welche Richtung geht es?
• Was gehört darauf: fünf bis acht KPIs mit ihrem Ziel, einem Trend und einem Verantwortlichen.
• Falle: eine Zahl ohne Ziel. Dann weiß niemand, ob 86 gut oder schlecht ist.

Im Control Room tippen Sie eine Kachel an und sehen den Verlauf pro Woche gegen das Ziel. Das ist praktisch im Stand-up: Sie müssen die Grafik nicht in einem anderen Tool suchen.

3. Plan und Meilensteine: Was muss geschehen?

Die dritte Wand zeigt die Phasen, die Meilensteine und wer was übernimmt. Es ist die Wand, die beantwortet: Was muss diese Woche geschehen, und was steht als Nächstes an?

• Frage: Liegen wir im Plan?
• Was gehört darauf: eine Zeitleiste mit Phasen und Meilensteinen, ergänzt um die Abhängigkeiten, auf die das Team wartet.
• Falle: ein Plan, der vor einem Monat erstellt und seither nicht aktualisiert wurde.

4. Probleme: Was läuft nicht?

Die vierte Wand ist die ehrliche Wand. Hier hängt, was nicht läuft: eine Abweichung bei einer KPI, eine Blockade, ein Risiko, das näher rückt. Ein Obeya, der diesen Teil überspringt, ist eine Pinnwand mit guten Nachrichten.

• Frage: Was läuft nicht, und warum?
• Was gehört darauf: die Abweichungen, mit der Ursache, soweit bekannt. Bei CoVince zeigen vier Status, was Aufmerksamkeit braucht: im Rückstand, Risiko, überfällige Maßnahmen und auf Kurs.
• Falle: Probleme verstecken, weil Rot sich wie Scheitern anfühlt. Eine Wand, die immer grün ist, zeigt wahrscheinlich nichts.

5. Maßnahmen: Was tun wir dagegen?

Die fünfte Wand ist die, auf die es ankommt. Jedes Problem der vierten Wand bekommt hier eine Maßnahme. Eine Maßnahme hat einen Verantwortlichen und ein Datum und bleibt hängen, bis sie erledigt ist.

• Frage: Wer macht was, und wann ist es fertig?
• Was gehört darauf: eine Maßnahmenliste mit Verantwortlichem, Datum und der KPI oder dem Risiko, zu dem die Maßnahme gehört.
• Falle: Maßnahmen ohne Verantwortlichen oder ohne Datum. Dann verschwindet die Maßnahme still, und das Problem kommt zurück.

In CoVince hängt die Maßnahme an dem Board, um das es geht: Tippen Sie eine Grafik an, und Sie sehen, welche Maßnahme daran hängt. Was im Stand-up nach oben kommt, arbeiten Sie auf einem Canvas, in einem Dokument oder in einer Tabelle aus, in derselben Journey.

Fünf Themen, vier Wände

Auf der Obeya-Seite von CoVince sind es vier: Ziele und KPIs, Plan und Meilensteine, Probleme und Maßnahmen sowie Entscheidungen und Risiken. Das ist ein anderer Zuschnitt desselben Stoffs. Ziele und KPIs stehen dann zusammen, weil man das Ziel neben der Zahl sehen will; Probleme und Maßnahmen stehen zusammen, weil ein Problem ohne Maßnahme nichts bringt; und Entscheidungen und Risiken bekommen eine eigene Wand, damit niemand eine Entscheidung zweimal trifft und niemand ein Risiko vergisst. Wie Sie sie physisch auf Bildschirme verteilen, lesen Sie unter Obeya Raum einrichten.

In welcher Reihenfolge Sie sie aufbauen

1. Ziele und KPIs. Ohne Zahlen und Ziele lässt sich nichts steuern.
2. Maßnahmen. Hängen Sie sofort an jede rote KPI eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Datum.
3. Probleme und Risiken. Sobald der Rhythmus steht, sichtbar machen, was dem Team im Weg steht.
4. Plan und Meilensteine. Ergänzen Sie den Plan, wenn das Stand-up zur Gewohnheit geworden ist.

Die vollständige Erläuterung der Methode finden Sie unter Obeya: der komplette Leitfaden. Beispiele für KPI-Wände sehen Sie unter KPI-Wand Beispiele.