Plantilla A3 para resolver problemas, con un ejemplo rellenado
Un A3 es un método del lean para describir y resolver un problema en una sola hoja: de la situación y el objetivo a la causa, las medidas y el seguimiento. En esta página hay una plantilla A3 para rellenar, con un ejemplo al lado. La imprimes o la guardas como PDF, no hay nada que descargar.
¿Qué es un A3?
El nombre viene del formato de papel. Un A3 te obliga a describir un problema de forma concisa, con el hilo de pensamiento de izquierda a derecha: cuál es la situación, qué queremos, cuál es la causa, qué hacemos al respecto y cómo le hacemos seguimiento. Sigue el principio PDCA: plan, do, check, act.
En una Obeya, el A3 pertenece a la pared de problemas y acciones. Una desviación en un KPI es el motivo, el A3 es el análisis, y las medidas se convierten en acciones con un responsable y una fecha.
Un ejemplo rellenado
Un ejemplo inventado en Meridiaan Health, para mostrar lo breve que puede ser una casilla. Las cifras se han omitido a propósito, rellénalas con las tuyas.
1. Contexto: Las citas canceladas cuestan capacidad y tiempo de espera. Es un KPI en la pared del equipo.
2. Situación actual: El porcentaje de citas canceladas ha subido y está por encima del objetivo del X%. La evolución semanal muestra una tendencia, no un pico aislado.
3. Objetivo: Volver al objetivo del X% en un trimestre.
4. Análisis: ¿Por qué cancelan los pacientes? ¿Por qué no saben que pueden reprogramar? ¿Por qué no consta en el recordatorio? Causa: el recordatorio no menciona la posibilidad de reprogramar.
5. Medidas: Modificar el recordatorio. Una prueba en una consulta. Medir el resultado a las cuatro semanas.
6. Plan: Texto listo: Sanne, la semana que viene. Prueba: empieza dentro de dos semanas. Medición: cada semana en la pared.
7. Seguimiento: Cada semana en el stand-up: ¿ha bajado el KPI? Si no: volver al análisis.
A3, resolución de problemas, CoVince Obeya (covince.com/obeya)
Plantilla A3
¿Por qué es un problema y para quién?
¿Qué hacemos con las causas?
Qué dicen las cifras ahora, con la fuente.
¿Quién hace qué y cuándo?
¿Qué debe cumplirse, dónde y cuándo?
¿Cómo medimos si funciona y cuándo lo revisamos?
Pregunta cinco veces por qué. Para en una causa sobre la que puedas hacer algo.
| Por qué 1 | |
|---|---|
| Por qué 2 | |
| Por qué 3 | |
| Por qué 4 | |
| Por qué 5 |
Cómo mantienes bien un A3
- Un problema por A3. Un A3 sobre todo no resuelve nada.
- Cifras en la situación actual, con la fuente. ‘Va mal’ no es una situación.
- Una causa sobre la que puedas hacer algo. Deja de preguntar ‘por qué’ cuando llegues a algo fuera de tu alcance.
- Medidas como acciones con responsable y fecha. Si no, se queda en una hoja bonita.
- Seguimiento en la pared. El A3 se comprueba en el stand-up, no se olvida en una carpeta.
El A3 en un canvas digital
En CoVince haces un A3 en el canvas: un tablero infinito con post-its, formas, flechas y gráficos en el que el equipo trabaja a la vez. El KPI del que trata está en la misma journey, y las medidas se convierten en acciones en la línea de tiempo, con un responsable y una fecha. Quien está a distancia colabora en el mismo tablero mediante la videollamada.
Más sobre la pared a la que pertenece un A3 en Las cinco paredes de la Obeya.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un A3?
Un método del lean para describir y resolver un problema en una sola hoja, de la situación y el objetivo a la causa, las medidas y el seguimiento.
¿Por qué se llama A3?
El nombre viene del formato de papel. Un A3 te obliga a mantener el problema conciso.
¿Puedo imprimir el A3 o guardarlo como PDF?
Sí. Elige Imprimir / guardar como PDF. La impresión muestra la plantilla rellenada sin el resto de la página.
¿Se guarda lo que relleno?
No. La página no recuerda nada, imprime o guarda como PDF antes de cerrarla.
¿Cómo encaja un A3 en una Obeya?
Una desviación en un KPI es el motivo, el A3 es el análisis, y las medidas se convierten en acciones con responsable y fecha en la pared de problemas y acciones.