Obeya, Kanban, tablero Scrum o gestión visual: la diferencia
Kanban y Scrum organizan el trabajo de un equipo; una Obeya muestra cómo va todo un proyecto o programa. La gestión visual es el principio en el que se apoyan los tres: hacer visible el estado de las cosas. No son competidores: puedes usar un tablero Kanban o un tablero de sprint como parte de una pared de Obeya.
Gestión visual: el principio
La gestión visual no es un método sino una idea del lean: lo que ves, no hace falta preguntarlo. Un equipo que ve el estado de las cosas necesita reunirse menos para hablar de ello y detecta antes las desviaciones. Kanban, el tablero Scrum y la Obeya son tres aplicaciones de ese principio, cada una a su escala.
Kanban: el trabajo en curso a la vista
Un tablero Kanban muestra el trabajo como tarjetas en columnas, por ejemplo ‘Por hacer’, ‘En curso’ y ‘Hecho’. El objetivo es ver dónde se acumula el trabajo y no empezar demasiado a la vez. Un tablero Kanban es fuerte en el flujo del trabajo: qué está en camino y dónde se ha parado.
Lo que no hace: no dice nada sobre los objetivos a los que sirve el trabajo. Que las tarjetas avancen hacia la derecha no te dice si el proyecto va por buen camino.
El tablero Scrum: un sprint
El tablero Scrum muestra lo que el equipo hace en el sprint en curso, con las tareas del sprint backlog. Forma parte de un ritmo fijo de sprints, con planificación del sprint, un stand-up diario y una revisión. Está pensado para un equipo que entrega productos en ciclos cortos.
También el tablero Scrum es un tablero de equipo. Muestra el sprint, no las dependencias con otros equipos, el presupuesto ni el riesgo que preocupa al comité de dirección.
Obeya: todo el programa
Una Obeya mira el conjunto: objetivos, KPI, plan, problemas, acciones, decisiones y riesgos de un proyecto o programa, con personas de todos los departamentos implicados. El ritmo es un cuarto de hora al día de pie ante la pared, una sesión semanal sobre plan, riesgos y decisiones, y por periodo una recalibración de los objetivos. Ese ritmo sigue el ciclo PDCA de Deming: plan, do, check, act.
Donde Kanban y Scrum dicen cómo trabaja un equipo, la Obeya dice cómo va el programa y qué hace el equipo al respecto. Mira también Obeya: la guía completa.
La comparación
| Kanban | Tablero Scrum | Obeya | |
|---|---|---|---|
| Escala | Un equipo, el flujo de trabajo | Un equipo, un sprint | Un proyecto o programa, varios departamentos |
| Muestra | Tarjetas en columnas | Tareas del sprint | Objetivos, KPI, plan, problemas, acciones, riesgos |
| Ritmo | Continuo | Sprints con momentos fijos | Un cuarto de hora diario, sesión semanal, recalibración periódica |
| Dirige según | Plazo de entrega y trabajo en curso | Los objetivos del sprint | Los resultados del programa |
| Fuerte en | Controlar el flujo de trabajo | Entregar en ciclos cortos | Alinear a todos los departamentos |
Todo en una pared
Lo bueno es que no tienes que elegir. Una pared de Obeya puede contener el tablero de un equipo. El estado del sprint o las columnas Kanban cuelgan entonces junto a los KPI y el plan del programa, para que el equipo vea cómo contribuye su trabajo al objetivo. En CoVince eso está en una sola journey: la Control Room para los KPI, el canvas para el tablero y las acciones, la línea de tiempo para el plan.
Para un equipo que ya trabaja con un tablero de sprint, esto significa: conserva tu tablero y cuélgalo en la Obeya junto a la pared de objetivos y riesgos. Tienes la velocidad del equipo y la visión del programa. Más sobre TI y agile en Obeya en TI y agile.
Lo que falla si eliges solo uno
Cada uno de los tres tableros tiene un punto ciego. Quien solo tiene un tablero Kanban o Scrum ve lo que hace el equipo, pero no si son las cosas correctas. No hay sitio para el KPI que lleva tres semanas en rojo, para el riesgo que afecta a otro departamento o para la decisión tomada la semana pasada. Esa información vive entonces en otro lugar: en un informe, en una cadena de correos o en la cabeza del jefe de proyecto.
Quien solo tiene una Obeya ve el conjunto, pero no cómo avanza el trabajo de un equipo. La pared muestra que un hito va retrasado, no por qué se atascan las tareas del equipo. Para eso está el tablero del equipo.
Un ejemplo con nombres ficticios: en Meridiaan B.V. el equipo de TI de Sanne trabaja en sprints. El tablero de sprint muestra que cinco tareas están terminadas y tres en curso. La Obeya del programa de go-live muestra que la preparación está al 78 por ciento y que dos riesgos aún no tienen responsable. Solo al ponerlos uno junto a otro ves que las tres tareas en curso resuelven precisamente esos dos riesgos. Esa relación no se veía en ninguno de los dos tableros.
Por eso muchos equipos no eligen una cosa u otra, sino un reparto de papeles claro: el tablero del equipo para el trabajo, la Obeya para el programa, y un enlace entre ambos.
Cuándo eliges qué
- Solo un tablero Kanban si tienes un equipo que sobre todo quiere controlar el flujo de trabajo y no dirige un programa con varios departamentos.
- El tablero Scrum si trabajas en sprints y el sprint es lo central.
- Una Obeya si varios departamentos o equipos trabajan hacia el mismo resultado y nadie ve el cuadro completo.
- Ambos si tu equipo trabaja de forma ágil dentro de un programa mayor: el tablero del equipo se queda, la Obeya enlaza con objetivos y riesgos.
¿Trabajas con herramientas como Miro, Teams o Power BI? Lee entonces ¿Obeya en Miro, Teams o Power BI?.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre Obeya y Kanban?
Kanban muestra el flujo de trabajo de un equipo como tarjetas en columnas. Una Obeya muestra todo el proyecto o programa: objetivos, KPI, plan, problemas, acciones y riesgos, con personas de todos los departamentos.
¿Es una Obeya lo mismo que un tablero Scrum?
No. Un tablero Scrum muestra las tareas de un sprint para un equipo. Una Obeya muestra cómo va todo el programa y sigue su propio ritmo con un stand-up diario, una sesión semanal y una recalibración periódica.
¿Qué es la gestión visual?
La gestión visual es el principio lean de que el estado de las cosas debe estar a la vista, para que no haga falta preguntarlo. Kanban, el tablero Scrum y la Obeya son aplicaciones suyas.
¿Puedo usar un tablero Kanban o de sprint en una Obeya?
Sí. El tablero del equipo puede colgar junto a los KPI y el plan del programa, para que el equipo vea cómo contribuye su trabajo al objetivo.
¿Tengo que elegir entre Obeya, Kanban y Scrum?
No. Funcionan a distinta escala y se complementan. Puedes hacerlos funcionar juntos en una misma pared.
¿Cuál es la diferencia entre Obeya y big room planning?
Big room planning es el término que se usa en la construcción y en la planificación PI para planificar juntos en una sala; una Obeya es la pared más amplia con objetivos, cifras, plan, problemas y acciones. Mira Obeya, war room y big room planning.