Individuare gli scostamenti dei KPI nel dashboard Obeya

Il problema: troppi numeri, poco segnale

Una parete con venti grafici fa un'ottima impressione e dice poco. Il team deve passare in rassegna ogni riquadro per scoprire quale non va, e lo stand-up si esaurisce nel guardare invece che nel decidere. Individuare uno scostamento non significa quindi trovare il riquadro rosso, ma andarci in fretta e vedere subito cosa si sta facendo al riguardo.

I quattro stati

In cima alla board si vede quanti valori sono in ritardo, a rischio o in linea, e quante azioni sono in ritardo. Toccate uno dei quattro e vedete solo quei riquadri. Così lo stand-up parte da ciò che richiede attenzione e il team salta ciò che è in linea.

Prima l'andamento, poi la causa

Un valore rosso non dice ancora perché. Toccate il riquadro e vedete l'andamento settimanale rispetto all'obiettivo, con l'ultimo valore, la variazione e il punto più basso e più alto. Questo fa la differenza tra un picco isolato e una tendenza, e tra un problema da risolvere subito e uno da tenere d'occhio.

Un grafico di Pareto, che potete mettere anche sulla board, aiuta con la domanda successiva: da dove viene? Se il settanta per cento dello scostamento dipende da due cause, sapete da dove cominciare.

A ogni scostamento un'azione

Uno scostamento senza azione è un semplice avviso. In CoVince l'azione è legata alla board di cui parla: toccate un grafico e vedete quale azione vi è collegata. Ogni azione ha un responsabile e una data e resta visibile sulla board e sulla timeline finché non è conclusa. Un riquadro rosso senza azione è quindi già un segnale: non c'è ancora nessuno che se ne occupi.

La CrewMate come secondo paio d'occhi

La CrewMate conosce la board. Potete chiederle a voce:

• Cosa è in ritardo?
• Quali azioni sono in ritardo, e di chi?
• Cosa è cambiato dall'ultimo stand-up?

Risponde in base a ciò che c'è sulla board e propone cosa farne: un'azione con responsabile e data, che confermate voi. È utile quando i riquadri sono più di quelli che il team riesce a guardare in un quarto d'ora. La decisione resta al team. E poiché legge dalla board, la sua risposta vale quanto il dato: se una fonte è in ritardo, lo sarà anche la risposta.

Un ritmo fisso per gli scostamenti

1. Ogni giorno: partite da «in ritardo» e «azioni in ritardo». Per ogni valore rosso: un responsabile e una data.
2. Ogni settimana: guardate «a rischio». Cosa rischia di diventare rosso e cosa facciamo al riguardo?
3. Per ogni periodo: verificate se gli obiettivi sono ancora giusti. Un valore sempre rosso ha forse un obiettivo sbagliato. Un valore sempre verde probabilmente non mostra nulla.

Errori da evitare

• Un KPI senza obiettivo. Allora nessuno sa se 86 sia un buon valore o no.
• Troppi KPI. Da cinque a otto è un buon punto di partenza. Togliete tutto ciò che non guida una decisione o non ha un responsabile.
• Il rosso come colpa. Se il rosso fa nascere la ricerca del colpevole, il team nasconde i problemi. Fate in modo che il rosso sia la ragione per guardare insieme.
• Fonte obsoleta. Un valore che non si aggiorna non segnala nulla.

Per una panoramica più ampia della dashboard vedere Dashboard Obeya: KPI che dicono da soli cosa non va. Esempi di pareti per settore sono in esempi di pareti KPI.

Un esempio: dal rosso all'azione in quattro passi

Immaginate che sulla board di Meridiaan Health un KPI sia rosso. Ecco come procede il team.

1. Aprite il valore. L'andamento settimanale mostra che non è un picco isolato, ma una tendenza di tre settimane.
2. Cercate la causa. Il grafico di Pareto mostra che la maggior parte dello scostamento dipende da una o due cause.
3. Verificate se c'è già un'azione. Toccate il grafico. Non ce n'è nessuna.
4. Create l'azione. Sanne la prende in carico, con una data. Al prossimo stand-up compare in cima, sotto «in ritardo» o «azioni in ritardo» se non è conclusa.

Questo è l'intero metodo: la parete indica lo scostamento, il team guarda l'andamento e la causa, e nasce un'azione con un responsabile.