Allestire una stanza Obeya: pareti, schermi e layout
Allestire una stanza Obeya non parte dagli schermi, ma dalla domanda su come lavora il vostro team. Per uno stand-up di un quarto d'ora bastano tre schermi verticali in una normale sala riunioni; per un programma con più team funziona meglio una U di nove schermi, e per le sessioni più grandi ci sono le pareti LED. Di seguito confrontiamo le opzioni e spieghiamo come organizzare lo spazio.
Partite dal ritmo, non dagli schermi
La maggior parte delle stanze Obeya viene pensata troppo in grande. Chi prima fa costruire una sala e solo dopo pensa a come ci lavorerà il team, si ritrova dopo sei mesi con un bello spazio e una parete che nessuno aggiorna. Si fa il contrario. Si risponde prima a tre domande:
- Quante persone stanno davanti alla parete? Sei persone che si confrontano ogni giorno per un quarto d'ora hanno bisogno di qualcosa di diverso da venti persone in un comitato di pilotaggio settimanale.
- Con che frequenza? Uno stand-up quotidiano merita uno spazio in cui si è in piedi in meno di un minuto. Una sessione mensile può benissimo svolgersi in un'altra sala.
- Chi è collegato a distanza? Se una parte del team lavora da casa, lo spazio deve dare un posto anche ai colleghi a distanza.
La risposta decide se si parte con uno schermo o con una U intera. La buona notizia: la stessa Control Room si adatta a ogni configurazione. Si può partire in piccolo e ampliare senza ricominciare da capo.
Carta, schermi o LED
Ci sono grosso modo tre modi per riempire le pareti.
| Opzione | Forte | Punto debole |
|---|---|---|
| Carta e post-it | Economico, immediato, chiunque può attaccarci qualcosa. | Funziona solo per chi è nella stanza; le stampe invecchiano in fretta; nessun collegamento con numeri in tempo reale. |
| Schermi singoli | Numeri in tempo reale, anche per i colleghi a distanza; scala da uno a nove. | Cornici tra gli schermi; bisogna assegnare un tema a ogni schermo. |
| Parete LED | Immagine senza interruzioni, grafici e canvas così grandi da trovarsi al centro. | Adatta a sessioni grandi e presentazioni; più investimento e più spazio. |
La maggior parte dei team non sceglie una delle tre, ma cresce: all'inizio carta e un portatile, poi uno o tre schermi, e solo quando l'Obeya ha un posto fisso nella settimana lavorativa una configurazione completa.
Uno schermo o un portatile
Non serve uno spazio speciale. Un Obeya digitale funziona su un portatile o su un grande schermo in una normale sala riunioni. È il modo più economico per verificare se il ritmo regge. La Control Room è una bacheca di tile che si distribuisce su uno, tre o nove schermi; su uno schermo la bacheca mostra ciò che richiede attenzione, e toccando un tile si vede l'andamento settimana per settimana.
Tre schermi verticali
Tre schermi verticali affiancati bastano per l'huddle quotidiano. A sinistra ci sono gli obiettivi e i KPI, al centro il CrewMate, a destra ciò che richiede attenzione. Sta in una normale sala riunioni e un piccolo team può condurre con questa configurazione uno stand-up di un quarto d'ora.
Adatta a team piccoli, a un solo reparto o a un primo Obeya.
Nove schermi a U
Nove schermi verticali a U, tre per parete, come gli schermi da 86 pollici della Syner Suite. Ogni parete ha un tema: obiettivi e numeri, piano e azioni, problemi e colleghi a distanza. Il team percorre le pareti più o meno come in un Obeya classico, ma con dati in tempo reale. È adatto a programmi e progetti con più team e alla sessione Obeya settimanale.
La Syner Suite è la immersive room di CoVince esattamente in questa configurazione. Vi trovate la Control Room, il canvas e la conversazione, e lo spazio si comanda con un tocco sulla parete o con la voce. Per saperne di più leggete Stanza Obeya immersiva.
Tre pareti LED
Nella variante LED ogni parete è un'unica immagine senza interruzioni, senza cornici. Grafici, canvas e CrewMate diventano così grandi da trovarsi al centro. È adatta a grandi gruppi, comitati di pilotaggio, presentazioni e demo: momenti in cui tutti devono vedere la stessa cosa. Per uno stand-up quotidiano di solito è troppo. Un confronto con gli schermi singoli lo trovate in Parete LED o schermi singoli?.
Il layout: cosa va dove
Quanti schermi abbiate, il layout segue la stessa logica della parete di un Obeya classico. Una proposta che ritorna sulla pagina Obeya di CoVince:
- Obiettivi e KPI. Su cosa puntiamo e siamo in linea? Ogni misura con un obiettivo: verde, arancione o rosso.
- Piano e milestone. Le fasi, le milestone e chi si occupa di cosa.
- Problemi e azioni. Cosa non va e cosa facciamo? Ogni azione con un responsabile e una scadenza.
- Decisioni e rischi. Cosa è stato deciso e cosa può ancora compromettere il progetto?
In una U con tre pareti vanno quindi obiettivi e KPI a sinistra, piano e azioni al centro e problemi e colleghi a distanza a destra. Su una fila di tre schermi verticali si sceglie lo stesso ordine da sinistra a destra. I temi veri e propri li spieghiamo in Le cinque pareti dell'Obeya.
Una semplice pianta
- Se avete più di tre schermi, mettete gli schermi sulla parete lunga e su quella corta, non tutti in fila. Così si ottiene la U.
- Lasciate vuoto il centro della stanza o metteteci al massimo un tavolo basso. Un Obeya è una postazione in piedi: chi si siede, comincia a guardare il telefono.
- Date al collega a distanza un posto fisso su una delle pareti, così tutti sanno dove guardare.
- Tenete d'occhio la distanza di lettura: una parete KPI deve essere leggibile da qualche metro.
Scelte pratiche
Schermo verticale o orizzontale?
Le configurazioni di CoVince sono pensate per schermi verticali. Si adattano a tile ed elenchi che si leggono dall'alto verso il basso, come un elenco di azioni, e in una U si ottiene più contenuto affiancato.
Video e audio
La videochiamata è integrata in CoVince, accanto alla bacheca. Un collega a distanza compare sulla parete e la bacheca resta al centro. Pensate a un buon microfono nella stanza; la parete mostra l'immagine, ma è l'audio a rendere possibile la conversazione.
Comandi
Nella Syner Suite si comanda con un tocco sulla parete o con la voce. Il CrewMate risponde a voce alle domande sui numeri, comodo quando durante lo stand-up si è in piedi e non si hanno le mani libere.
Chi gestisce la parete?
Chi vede e può modificare quale bacheca dipende dalla journey e dall'organizzazione. Stabilite chi è il responsabile dell'Obeya, altrimenti la parete non è di nessuno.
Come scegliere
- Gruppo piccolo, stand-up quotidiano, primo Obeya: uno schermo o tre schermi verticali.
- Più team, sessione settimanale, programma: nove schermi a U.
- Gruppo grande, comitato di pilotaggio, presentazione: tre pareti LED.
- Non siete sicuri: partite da una parete e da uno stand-up. Il resto si può aggiungere in seguito.
Volete sapere cosa va sulle pareti e che aspetto ha il ritmo? Partite dalla guida completa all'Obeya.
Domande frequenti
Di quanti schermi ho bisogno per un Obeya?
Dipende dal vostro team. Un Obeya digitale funziona su un portatile o su un grande schermo. Tre schermi verticali bastano per uno stand-up quotidiano, nove schermi a U si adattano a programmi con più team.
Serve una stanza speciale?
No. Un Obeya digitale funziona in una normale sala riunioni. La Syner Suite è per chi vuole le pareti anche fisicamente tutt'attorno a sé.
Che differenza c'è tra schermi singoli e parete LED?
Con gli schermi singoli ci sono cornici tra le immagini e a ogni schermo si assegna un tema. Con una parete LED ogni parete è un'unica immagine senza interruzioni, adatta a sessioni grandi, presentazioni e demo.
Cosa va su quale parete?
Una suddivisione diffusa è obiettivi e KPI, piano e milestone, problemi e azioni, decisioni e rischi. In una U con tre pareti, obiettivi e numeri stanno a sinistra, piano e azioni al centro e problemi e colleghi a distanza a destra.
I colleghi da remoto possono partecipare?
Sì. La videochiamata è integrata in CoVince, accanto alla bacheca. Il collega a distanza compare sulla parete, la bacheca resta al centro.
Come si allestisce un Obeya?
Partite da come lavora il vostro team. Scegliete una disposizione (tre schermi per un huddle di team, nove per un Obeya completo, pareti LED per grandi sessioni), date a ogni parete o schermo un tema come obiettivi e numeri, piano e azioni o problemi, e fissate uno stand-up.