Obeya in Bau und Infrastruktur: Big-Room-Planung mit Beteiligten, die nie an einem Ort sitzen
Ein Bau- oder Infrastrukturprojekt hat Auftragnehmer, Subunternehmer, Berater und Auftraggeber, und die sitzen selten im selben Raum. Ein Obeya, im Bau oft Big-Room-Planung genannt, bringt Planung, Risiken und Maßnahmen auf eine Wand. Digital schaut jeder auf dieselbe Version, im Büro, im Baucontainer oder von zu Hause.
Big Room: die Bauversion des Obeya
Die Baubranche kennt das schon. Ein Projektteam sitzt in einem großen Raum zusammen, und die Planung hängt an der Wand. Das funktioniert gut, bis das Projekt größer wird als ein Raum. Dann sitzen der Bauleiter auf der Baustelle, die Arbeitsvorbereitung im Büro, der Berater bei einem anderen Büro und der Auftraggeber in einer anderen Stadt. Die Wand hängt in einem Raum, und alle anderen fragen per E-Mail nach dem Stand.
Ein digitaler Obeya gibt allen dieselbe Wand. Eine Planung, eine Liste mit Risiken und eine Liste mit Maßnahmen, immer auf dem Stand von heute.
Was an der Wand hängt
| Wand | Beispiele im Bau und in der Infrastruktur |
|---|---|
| Ziele und KPIs | Fertigstellungstermin, Fortschritt pro Phase, Anzahl offener Meldungen, Besetzung, Anzahl abgeschlossener Arbeitspakete |
| Plan und Meilensteine | Phasierung, Bauabschnitte, Lieferzeiten, Genehmigungen und die Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten |
| Probleme und Maßnahmen | Eine verspätete Lieferung, eine Abstimmung mit einem Versorgungsunternehmen, eine fehlende Zeichnung |
| Entscheidungen und Risiken | Änderungen, Witterungsrisiken, Abhängigkeiten von Dritten |
Das sind Beispiele für Themen, keine Vorgabe. Das Team bestimmt selbst, welche Zahlen es verfolgt. Sie können sie aus CoVince holen, aus einer CSV-Datei, aus einer verbundenen Quelle oder manuell eintragen.
Mit Beteiligten, die nicht zur eigenen Organisation gehören
Im Bau arbeiten Sie oft mit Beteiligten, die nicht zu Ihrer Organisation gehören: einem Subunternehmer, einem Berater, einem Lieferanten. Das erfordert eine einfache Möglichkeit, mitzuschauen und mitzureden.
- Videotelefonie auf dem Board: ein offenes Gespräch über einen Link, mit Warteraum. Gäste nehmen ohne Konto teil.
- Das Board im Gespräch: Zeigen Sie Ihre Canvas oder Control Room im Call. Was sich ändert, sieht jeder sofort.
- Hand heben und Chat: Auch wer aus der Ferne teilnimmt, kommt zu Wort.
- Aufnehmen: mit Transkript und Zusammenfassung, wenn Sie das möchten, damit Vereinbarungen nicht nur im Gedächtnis eines der Anwesenden stecken.
Welche Daten Sie mit externen Beteiligten teilen, bestimmen Sie selbst. Vereinbaren Sie vorab, wer was sehen darf.
Der Rhythmus: auf der Baustelle und an der Wand
- Täglich, eine Viertelstunde: kurzes Stand-up vor der Wand. Was ist rot, wer übernimmt es? Im Baucontainer oder per Videogespräch.
- Wöchentlich: Planung und Risiken mit allen Beteiligten durchgehen, an derselben Wand.
- Pro Phase: Ziele und KPIs neu justieren und Entscheidungen festhalten.
Die Control Room zeigt oben, wie viele Kennzahlen im Rückstand sind, ein Risiko tragen oder auf Kurs liegen und wie viele Maßnahmen überfällig sind. Tippen Sie darauf, und Sie sehen nur diese Kacheln. Das Stand-up beginnt also bei dem, was Aufmerksamkeit braucht. Den gesamten Rhythmus finden Sie unter Obeya-Stand-up: Agenda und Rhythmus.
Eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Datum
Das am häufigsten gehörte Problem in einem Projekt ist nicht, dass niemand Bescheid weiß, sondern dass niemand es übernimmt. In CoVince hat jede Maßnahme einen Verantwortlichen und ein Datum und hängt an dem Board, um das es geht. Tippen Sie eine Grafik an, und Sie sehen, welche Maßnahme daran hängt. Die Maßnahme bleibt auf dem Board und auf der Zeitleiste der Journey sichtbar, bis sie erledigt ist.
Am Arbeitsplatz: Laptop, Bildschirm oder mehr
Ein digitaler Obeya funktioniert auf einem Laptop und auf einem großen Bildschirm im Baucontainer oder im Projektraum. Wer einen großen Projektraum hat, kann das Board auf drei oder neun Bildschirme verteilen. Die Control Room bekommt pro Bildschirm einen Namen, zum Beispiel Ziele, Fortschritt, Maßnahmen und Risiken. So geht das Team die Wand Bildschirm für Bildschirm durch. Wie Sie das aufteilen, steht unter Obeya Raum einrichten.
So starten Sie
- Wählen Sie ein Projekt oder eine Phase. Bringen Sie den Fertigstellungstermin und fünf bis acht Kennzahlen an die Wand.
- Holen Sie die Planung und die Risiken an die Wand und laden Sie die Beteiligten zur wöchentlichen Sitzung ein.
- Lassen Sie jede Maßnahme einen Verantwortlichen und ein Datum haben, und lassen Sie das Team den Status selbst aktualisieren.
- Halten Sie es kurz. Eine Viertelstunde vor der Wand genügt.
Drei Dinge, die bei Bauprojekten oft schiefgehen
Jeder Beteiligte pflegt seine eigene Planung. Auftragnehmer, Subunternehmer und Berater arbeiten mit eigenen Versionen. Bringen Sie die gemeinsame Planung an die Wand und vereinbaren Sie, dass für die Besprechung nur diese gilt.
Die Wand hängt in einem Raum, den die Ausführung nie betritt. Eine digitale Wand kann auf einem Bildschirm im Baucontainer hängen und auf einem Laptop zu Hause. Der Bauleiter muss nicht ins Büro, um die Planung zu sehen.
Risiken stehen in einer Liste, die niemand öffnet. Legen Sie sie auf eine eigene Wand, mit einem Verantwortlichen, und gehen Sie sie jede Woche durch. Ein Risiko, das einen Monat lang nicht besprochen wurde, ist wahrscheinlich nicht kleiner geworden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Big-Room-Planung und Obeya?
Big-Room-Planung ist die Bauversion derselben Idee: das Projektteam zusammen, die Planung an der Wand. Ein Obeya ergänzt Ziele, KPIs, Probleme, Maßnahmen und Risiken in einem festen Rhythmus.
Können Subunternehmer und Berater mitmachen?
Ja. Gäste nehmen über einen Link ohne Konto am Videogespräch teil, mit Warteraum. Was Sie mit ihnen teilen, bestimmen Sie selbst.
Funktioniert es im Baucontainer?
Ja. Ein digitaler Obeya funktioniert auf einem Laptop oder einem großen Bildschirm. Wer einen größeren Raum hat, kann das Board auf drei oder neun Bildschirme verteilen.
Wie sorgen Sie dafür, dass Maßnahmen nicht verschwinden?
Jede Maßnahme hat einen Verantwortlichen und ein Datum, hängt an dem Board, um das es geht, und bleibt auf der Zeitleiste sichtbar, bis sie erledigt ist.
Wie viel Zeit kostet das Stand-up?
Eine Viertelstunde vor der Wand genügt, täglich oder ein paar Mal pro Woche, dazu wöchentlich eine längere Sitzung zu Planung und Risiken.