War Room einrichten für Ihr Projekt oder Go-live
Einen War Room einzurichten heißt, drei Dinge zu regeln: einen Raum mit Bildschirmen, auf die das Team gemeinsam schaut, Software, die zeigt, was Aufmerksamkeit braucht, und einen Rhythmus, in dem Sie jeden Tag hinschauen. Der folgende Aufbau funktioniert für ein Projekt, einen Launch oder ein Go-live und unterscheidet sich wenig von einem Obeya.
Zuerst: wofür ist der War Room?
Ein War Room hat ein Enddatum. Ein Go-live, ein Launch, eine Migration, eine wichtige Abnahme. Das verändert den Aufbau gegenüber einem dauerhaften Obeya in zwei Punkten. Sie schauen häufiger auf weniger Dinge, und alles dreht sich um die Frage: Werden wir rechtzeitig fertig, und was steht noch im Weg?
Schreiben Sie daher zuerst auf, was fertig bedeutet: das Datum, die drei bis fünf Kriterien, an denen Sie merken, dass es fertig ist, und wer die Entscheidung trifft. Das wird die oberste Wand.
Schritt 1: die Bildschirme
Beginnen Sie so klein wie möglich. Ein War Room muss kein besonderer Raum sein.
- Drei stehende Bildschirme an einer Wand reichen für ein Team, das täglich eine Viertelstunde zusammenkommt: links die Ziele und KPIs, in der Mitte die CrewMate, rechts, was Aufmerksamkeit braucht.
- Neun Bildschirme in einem U passt zu einem Programm mit mehreren Teams, etwa die 86-Zoll-Bildschirme in der Syner Suite.
- Ein Laptop an einem großen Bildschirm ist für eine erste Woche keine Schande.
Schritt 2: die Software
Ein War Room steht und fällt mit dem Bild, das darauf zu sehen ist. Eine Go-live-Wand im Control Room kann zum Beispiel aus KPIs mit ihrem Ziel, Trends und einem Bereitschaftsmesser bestehen. Oben stehen vier Zähler: was liegt zurück, was ist gefährdet, wie viele Maßnahmen sind überfällig und was ist im Plan. Tippen Sie auf einen Zähler, und Sie sehen nur diese Kacheln.
Außerdem brauchen Sie:
- Maßnahmen mit einem Verantwortlichen und einem Datum, sichtbar auf dem Board und in der Timeline, bis sie erledigt sind.
- Einen Canvas , um ein Problem auszuarbeiten, zum Beispiel mit einem A3 oder Post-its.
- Videotelefonie mit allen, die nicht da sind, in derselben Umgebung wie das Board.
- Eine CrewMate , die die Journey und das Board kennt. Sie kann einen Plan mit Verantwortlichen und Daten aufsetzen; Sie bestimmen, was Sie übernehmen.
Schritt 3: der Rhythmus
| Zeitpunkt | Was | Dauer |
|---|---|---|
| Täglich | Stand-up vor der Wand: was ist rot, wer übernimmt es? | Eine Viertelstunde |
| Wöchentlich | Die Wände gemeinsam durchgehen: Plan, Risiken und Entscheidungen | Länger, mit dem Entscheider dabei |
| Rund um das Enddatum | Schauen Sie jeden Tag auf die Kriterien für fertig | Nach Bedarf |
Halten Sie das Stand-up zur selben Zeit und am selben Ort. Der War Room funktioniert, wenn es zur Gewohnheit wird, dorthin zu gehen, nicht, wenn es ein Meeting ist, das irgendwo in einem Kalender steht.
Fünf Regeln für das tägliche Stand-up
- Beginnen Sie bei dem, was rot ist, nicht bei der ersten Kachel.
- Keine Maßnahme ohne Verantwortlichen und Datum.
- Ein Problem, das mehr als ein paar Minuten kostet, geht auf den Canvas oder in eine separate Sitzung.
- Wer in der Ferne sitzt, arbeitet ganz normal auf demselben Board mit.
- Was entschieden wurde, wird auf dem Board festgehalten, damit niemand eine Entscheidung zweimal trifft.
Muss es schneller gehen und mit mehr Druck, zum Beispiel bei einem Vorfall? Dann lesen Sie Krisenraum einrichten. Mehr zu den Bildschirmen selbst finden Sie unter Immersive Obeya Raum. Die Grundlagen stehen im kompletten Leitfaden.
Ein Beispiel: die Go-live-Wand
Angenommen, Sie nehmen ein neues System in Betrieb. Auf dem ersten Bildschirm stehen der Bereitschaftsmesser und die drei bis fünf Kriterien für „fertig“, jeweils mit einem Ziel. Auf dem zweiten Bildschirm steht der Plan mit den Meilensteinen, auf dem dritten die Maßnahmen mit Verantwortlichem und Datum. Die Zähler zeigen, wie viele Maßnahmen überfällig sind. Jeden Morgen geht das Team die Bildschirme durch, und was rot ist, bekommt einen Verantwortlichen.
Eine CrewMate an der Wand kann beim ersten Plan helfen: Sie setzt einen Go-live-Plan mit Verantwortlichen und Daten auf, und Sie entscheiden, was Sie übernehmen. Sie beantwortet auch Fragen zu dem, was auf dem Board steht.
Nach dem Enddatum
Ein War Room hat ein Ende. Bewahren Sie auf, was Sie gelernt haben: Die Maßnahmen, die Entscheidungen und die Gespräche bleiben in der Journey stehen, mit Angabe, wer was wann getan hat. Schauen Sie in einem kurzen Rückblick, was der War Room gut gemacht hat und was Sie beim nächsten Mal anders einrichten. Wenn Sie die Wand für die Folgezeit behalten möchten, wird daraus ein gewöhnlicher Obeya.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem War Room und einem Obeya?
Ein War Room hat ein Enddatum und dreht sich um ein Ziel, etwa ein Go-live oder einen Launch. Ein Obeya ist dauerhaft und umfasst Ziele, Plan, Probleme und Maßnahmen. Der Aufbau ähnelt sich stark.
Wie viele Bildschirme brauche ich für einen War Room?
Drei stehende Bildschirme an einer Wand reichen für ein Team, das täglich zusammenkommt. Für ein Programm mit mehreren Teams können neun Bildschirme in einem U angeordnet werden. Ein Laptop an einem großen Bildschirm genügt für eine erste Woche.
Welche Software brauche ich?
Ein Board mit Live-Zahlen und einer Übersicht über das, was zurückliegt, Maßnahmen mit Verantwortlichem und Datum, einen Canvas, Videotelefonie und gegebenenfalls einen KI-Kollegen. In CoVince ist das alles in derselben Journey.
Wie oft kommt ein War Room zusammen?
Täglich eine Viertelstunde vor der Wand, wöchentlich länger mit einem gemeinsamen Durchgang der Wände, und rund um das Enddatum so oft wie nötig.
Können Kollegen aus der Ferne teilnehmen?
Ja. Videotelefonie ist direkt im Board integriert, und das Board kann im Gespräch gezeigt werden, sodass alle dasselbe sehen.
Was ist der Unterschied zwischen Obeya, War Room und Big-Room-Planung?
Alle drei stellen ein Team vor ein gemeinsames Bild. Ein War Room ist oft zeitlich begrenzt, Big-Room-Planung ist gemeinsames Planen in einem Raum, ein Obeya ist die dauerhafte Wand mit Zielen, Zahlen, Plan, Problemen und Maßnahmen. Siehe den Vergleich.