Obeya in IT e agile: una parete sopra le board degli sprint

Una Obeya non è una seconda board Scrum

La board dello sprint risponde a: cosa facciamo in questo sprint? L'Obeya risponde a: arriviamo insieme dove dobbiamo essere? Sono domande diverse, con un pubblico diverso. Uno scrum master guarda la board dello sprint; un program manager, un product owner e il comitato di direzione guardano la parete. La differenza tra le due è spiegata nel dettaglio in Obeya, Kanban o board Scrum?.

Non serve quindi sostituire le board. L'Obeya sta sopra e riassume ciò che fanno i team, nelle quattro pareti che conoscete: obiettivi e KPI, piano e milestone, problemi e azioni, decisioni e rischi.

Cosa c'è in una Obeya IT

• Obiettivi e KPI: gli obiettivi del trimestre o della release e i numeri collegati, come il lead time, il numero di incidenti aperti o la disponibilità. Ogni misurazione con un obiettivo e un colore.
• Piano e milestone: la roadmap, le release e le dipendenze tra i team. Nella Control Room di CoVince esistono tile per roadmap e scrum.
• Problemi e azioni: cosa blocca un team e chi ha l'azione. Un impedimento senza responsabile è un problema che ritorna.
• Decisioni e rischi: scelte architetturali, debito tecnico che può colpire una release, dipendenze dai fornitori.

PI planning e big-room planning

Nei framework con una pianificazione su più team, come il PI planning in SAFe, i team si riuniscono uno o due giorni per pianificare il periodo successivo. La parete ne è il cuore: gli obiettivi per team, le dipendenze e i rischi. È di fatto una Obeya temporanea.

In digitale ci sono vantaggi. Il canvas di CoVince è una board infinita con post-it, forme e frecce su cui i team lavorano contemporaneamente. I team in sedi diverse pianificano sulla stessa parete e vedono comparire le reciproche dipendenze. La conversazione passa dal video integrato, e la board si mostra nella call.

Dopo la pianificazione la parete resta. Gli accordi della pianificazione diventano così i tile rossi e verdi delle prossime settimane, invece di una foto in una presentazione.

Il ritmo sopra gli sprint

1. Ogni giorno o qualche volta a settimana, un quarto d'ora: scrum of scrums, ma davanti alla parete. Cosa è rosso, chi se ne occupa?
2. Per sprint o per mese: si percorre insieme la parete: avanzamento, rischi e decisioni.
3. Per periodo: ricalibrare obiettivi e KPI. Stiamo ancora guidando sulle cose giuste?

In alto la Control Room mostra quanti numeri sono in ritardo, a rischio o in linea, e quante azioni sono scadute. Lo stand-up parte da ciò che richiede attenzione.

Le azioni appartengono al numero

Il pericolo di una dashboard IT è che sia bella e che non ne derivi nulla. In CoVince si tocca un grafico e si vede quale azione è collegata. Ogni azione ha un responsabile e una data. Ciò che esce dallo stand-up si sviluppa su un canvas, in un documento o in un foglio di calcolo, nella stessa journey.

Una CrewMate che conosce i numeri

Una CrewMate è un collega IA che conosce la journey e la board. Si può chiedere cosa c'è sulla parete, anche a voce e a mani libere. Propone, e voi decidete cosa finisce sulla parete. Un grafico creato da una frase, come «afflusso al mese rispetto all'obiettivo», usa solo colonne che esistono davvero nei vostri dati.

Come iniziare senza sostituire tutto

1. Lasciate le board dei team dove sono. Scegliete da cinque a otto numeri che insieme mostrino lo stato di salute del programma.
2. Mettete la roadmap e le dipendenze su una parete.
3. Collegate a ogni tile rosso un'azione con responsabile e data.
4. Fate uno stand-up di un quarto d'ora davanti alla parete e lasciate che il team scriva insieme.

Per l'elenco delle pareti vedere Le cinque pareti Obeya. Per la scelta di uno strumento vedere Software Obeya: a cosa fare attenzione?.

Tre cose che spesso vanno storte nelle organizzazioni IT

L'Obeya diventa un terzo strumento accanto a Jira e a una wiki. Se il team deve ridigitare i numeri e la roadmap, la parete invecchia in fretta. Prendete ciò che si può da un collegamento o da un CSV, e digitate solo ciò che non sta da nessun'altra parte.

Tutto diventa un KPI. Velocity, numero di ticket, numero di commit: non ogni numero guida una decisione. Meglio scegliere dati che il team può influenzare e che dicono qualcosa sull'obiettivo del trimestre.

Lo stand-up diventa una riunione di stato. Ognuno racconta cosa ha fatto e nessuno prende in carico qualcosa. Si parte da ciò che è rosso e si chiude con azioni che hanno un responsabile e una data.