Obeya nei comuni e nella pubblica amministrazione: governo dei programmi tra i reparti
Un Obeya in un comune o in un’altra amministrazione pubblica è una parete condivisa per un programma che attraversa più reparti. Obiettivi, numeri, pianificazione e rischi stanno in un unico posto, e le azioni hanno un responsabile e una data. Poiché il personale della pubblica amministrazione lavora in sedi diverse e in parte da casa, un Obeya digitale e ibrido è qui più la regola che l’eccezione.
Il problema: un programma senza un quadro comune
Si pensi a un programma come la transizione energetica in un quartiere, l’introduzione di una nuova legge o il rinnovamento del rapporto con i cittadini. Riguarda urbanistica, sociale, ICT, comunicazione e finanze. Ogni reparto ha una propria pianificazione e una propria rendicontazione, e il responsabile del programma affianca i documenti ogni mese. Quando il comitato di direzione vede i numeri, hanno già qualche settimana.
Un Obeya rovescia la situazione. Invece di riferire al comitato di direzione, il team guarda ogni settimana insieme la stessa parete. Ciò che è in ritardo si discute subito, e l’azione riceve un responsabile.
Quali pareti si adattano a un programma
L’Obeya di CoVince ha quattro pareti. Ecco come riempirle per un programma della pubblica amministrazione, come esempio:
| Parete | Domanda | Esempio per un programma |
|---|---|---|
| Obiettivi e KPI | Siamo in linea? | Numero di pratiche evase, tempi di attraversamento, numero di quartieri nella prima fase |
| Piano e milestone | Che cosa deve succedere questa settimana? | Fasi, delibere del consiglio, gare d’appalto, momenti di consegna |
| Problemi e azioni | Che cosa non procede e chi se ne occupa? | Una dipendenza da un altro reparto, un’autorizzazione in ritardo |
| Decisioni e rischi | Che cosa è stato deciso e che cosa può colpirci? | La decisione della giunta, un rischio di ritardo per carenza di personale |
Questi sono esempi di temi. I numeri veri li prendete dalle vostre fonti: da CoVince, da un CSV, da una fonte collegata, oppure li inserite a mano.
Ibrido come standard
In un’amministrazione pubblica i membri del programma si trovano in sedi diverse, presso partner o a casa. Una parete di carta in una stanza esclude queste persone. Un Obeya digitale permette loro di seguire e partecipare sulla stessa parete. Le videochiamate sono integrate in CoVince, accanto alla lavagna, e si può mostrare la Control Room o il canvas nella conversazione: ciò che cambia lo vedono tutti subito.
Per le conversazioni con partner esterni all’organizzazione, ad esempio una cooperativa edilizia o una regione di sicurezza, un ospite può partecipare tramite un link senza account. La conversazione ha una sala d’attesa e, se si desidera, si può registrare, con trascrizione e riassunto.
Il ritmo: breve e fisso
- Ogni giorno o ogni due settimane uno stand-up di un quarto d’ora con il nucleo del team. Che cosa è rosso, chi se ne occupa?
- Ogni settimana l’intera parete: piano, rischi e decisioni, con i reparti coinvolti.
- A ogni periodo: rivedere obiettivi e KPI, e far seguire il comitato di direzione invece di farlo riferire.
L’ultimo punto fa la differenza. Il comitato di direzione guarda la stessa parete. Non serve un report separato, e le tessere sono di oggi.
Azioni che non spariscono
I programmi della pubblica amministrazione durano a lungo e le azioni si perdono nei verbali. In CoVince l’azione è collegata alla lavagna di cui parla: toccando un grafico si vede quale azione è collegata. Ogni azione ha un responsabile e una data e resta visibile sulla lavagna e sulla timeline della journey finché non è conclusa. Ciò che emerge nello stand-up si sviluppa su un canvas, in un documento o in un foglio di calcolo, nella stessa journey.
A cosa fare attenzione
- Concordate cosa può andare sulla parete. Quali dati una parete condivisa possa mostrare in sicurezza lo decide la vostra organizzazione, ad esempio insieme ai responsabili della sicurezza delle informazioni e al responsabile della protezione dei dati. Numeri e tempi di attraversamento sono di solito meno sensibili dei fascicoli.
- Iniziate con un solo programma. Un Obeya per l’intera organizzazione è troppo grande per cominciare.
- Responsabilità prima della rendicontazione. Una parete senza responsabili è una dashboard che nessuno apre.
Per saperne di più su cosa può andare storto, leggete Perché dopo tre mesi la parete non interessa più a nessuno.
Un primo passo
Scegliete il programma che coinvolge più reparti, metteteci da cinque a otto KPI e collegate un’azione a ognuno di quelli rossi. Fate per due settimane uno stand-up di un quarto d’ora. Quando l’abitudine è consolidata, aggiungete piano, decisioni e rischi. Non serve una stanza speciale: bastano un laptop o un grande schermo, e chi vuole di più può passare in seguito a tre o nove schermi.
Tre cose che spesso vanno male nei programmi della pubblica amministrazione
La parete mostra la pianificazione, non i problemi. Una parete con soli traguardi verdi è un rapporto di avanzamento su uno schermo. Mettete anche ciò che blocca e chi se ne occupa.
Ogni reparto riceve una propria parete. Così nascono di nuovo cinque versioni separate della verità, ora affiancate. Restate alle quattro pareti del programma e lasciate che i reparti contribuiscano con i loro numeri alla stessa parete.
Le decisioni vengono prese due volte. Una decisione non registrata in modo visibile viene ridiscussa qualche settimana dopo. Per questo l’Obeya di CoVince ha una parete dedicata a decisioni e rischi.
Domande frequenti
Un Obeya è adatto a un comune?
Sì, soprattutto per i programmi che attraversano più reparti. La parete mette obiettivi, numeri, pianificazione e rischi in un unico posto, e le azioni ricevono un responsabile e una data.
Serve un Obeya digitale o si può fare anche su carta?
La carta funziona solo per chi è nella stanza. Poiché molti membri del programma lavorano in sedi diverse o in parte da casa, un Obeya digitale e ibrido è di solito la scelta pratica.
I partner esterni all’organizzazione possono seguire?
Gli ospiti possono partecipare a una videochiamata tramite un link senza account, con sala d’attesa. Ciò che condividete con loro lo decidete voi.
Quali dati possono andare sulla parete?
Lo decide la vostra organizzazione, ad esempio insieme a sicurezza delle informazioni e protezione dei dati. Numeri e tempi di attraversamento sono di solito meno sensibili dei fascicoli.
Con quale frequenza il team si riunisce davanti alla parete?
Un breve stand-up di un quarto d’ora, ogni giorno o alcune volte a settimana, e ogni settimana l’intera parete. A ogni periodo si rivedono obiettivi e KPI.