Obeya nella sanità: una parete per ospedale, reparto e filiera

Perché la sanità vuole un'Obeya

In un ospedale o in un'organizzazione sanitaria quasi tutti sanno che cosa non va, ma raramente nello stesso momento e con gli stessi numeri. La lista d'attesa sta in un sistema, l'organico in un altro e le azioni di miglioramento in una cartella del responsabile di progetto. Un'Obeya mette insieme questi tre elementi in un unico posto e impone un confronto breve e fisso.

L'idea nasce dal metodo lean. Si adatta alla sanità perché il cuore del lean è già lì: rendere visibili i problemi nel luogo in cui si svolge il lavoro e risolverli insieme. Ciò che complica le cose in sanità è la realtà dei turni. Non tutti possono trovarsi nella stessa stanza alle nove.

Cosa c'è sulla parete

Si parte dalle pareti che si trovano in ogni stanza Obeya e le si riempie con ciò che si adatta al proprio reparto. Alcuni esempi di temi che i team scelgono spesso, come punto di partenza e non come norma:

• Obiettivi e KPI: per esempio tempo di attesa, occupazione, numero di appuntamenti annullati o durata di un percorso di cura. Ogni misurazione con un obiettivo e un colore.
• Piano e milestone: l'introduzione di un nuovo modo di lavorare, una ristrutturazione o un nuovo percorso di cura, con chi si occupa di cosa.
• Problemi e azioni: cosa non funziona e chi se ne occupa questa settimana. Ogni azione con un responsabile e una data.
• Decisioni e rischi: cosa è stato deciso e cosa può ancora incidere sulla pianificazione.

Lo screenshot mostra l'aspetto di una parete di questo tipo: uno stato per sede e, accanto, dove le cose vanno male. Tutti i numeri qui sopra sono dati demo. Ciò che vi si mette lo decide il team.

Il ritmo in un reparto

Un Obeya non è un poster ma un ritmo. In un reparto di solito funziona uno stand-up breve, che trova posto in una consegna o in una riunione di team.

1. Ogni giorno, un quarto d'ora: cosa è rosso, chi se ne occupa? Si scorrono gli schermi senza fermarsi su ciò che è verde.
2. Ogni settimana: si passano insieme in rassegna le pareti: piano, rischi e decisioni.
3. Per periodo: ricalibrare obiettivi e KPI. Stiamo ancora guidando sulle cose giuste?

In CoVince, in alto sulla board si vede a colpo d'occhio quanti indicatori sono in ritardo, a rischio o in linea e quante azioni sono scadute. Basta toccare per vedere solo quelle tessere. Lo stand-up parte quindi da ciò che richiede attenzione. I dettagli su agenda e sequenza si trovano in Stand-up Obeya: agenda e ritmo.

Tra reparti e sedi

Il vantaggio maggiore si ha nel lavoro di filiera e di programma: un percorso di cura che attraversa l'ambulatorio, il reparto, la farmacia e l'assistenza domiciliare. Ogni parte ha una propria storia e, senza una parete comune, il percorso non esiste da nessuna parte come insieme.

Con un Obeya digitale la stessa parete è appesa in più luoghi. Chi si trova in un'altra sede o lavora da casa vede la stessa board e partecipa alla discussione. La videochiamata è integrata in CoVince, accanto alla board, e si può mostrare la board durante la conversazione. Ciò che cambia lo vedono tutti subito. Gli ospiti partecipano senza account, tramite un link con sala d'attesa.

A cosa fare attenzione

In sanità si lavora con dati sensibili e una parete è visibile a chiunque si trovi nella stanza. Su una parete comune vanno quindi dati ben diversi da quelli della cartella: numeri, tempi di percorso, percentuali e azioni, senza nomi di pazienti. Si concorda con il responsabile della privacy cosa può stare sulla parete. È un accordo interno all'organizzazione, non una caratteristica di uno strumento.

Occorre anche evitare che la parete racconti solo la storia bella. Una parete sempre verde probabilmente non mostra nulla. Il rosso non è un fallimento: è il motivo per cui si guarda insieme.

Come iniziare in piccolo

Non serve una stanza dedicata. Un Obeya digitale funziona su un portatile o su un grande schermo nella sala riunioni. Chi vuole avere la parete anche fisicamente intorno a sé può poi passare a tre o nove schermi.

1. Si sceglie un reparto o un progetto e da cinque a otto KPI, ciascuno con un obiettivo e un responsabile.
2. A ogni KPI rosso si collega un'azione con responsabile e data.
3. Per due settimane si tiene uno stand-up di un quarto d'ora davanti alla parete, nella stessa stanza o in videochiamata.
4. Solo dopo si aggiungono piano, rischi e decisioni.

Con la CrewMate, il collega AI nell'Obeya, è possibile farsi proporre la prima board: si descrive ciò che si vuole monitorare e sulla board non compare nulla finché non si preme Crea. Le pareti sono spiegate in Le cinque pareti Obeya.

Tre cose che in sanità spesso vanno storte

La parete diventa un rapporto per la direzione. Se il reparto deve inserire i numeri per qualcun altro, regge fino alla prima settimana piena. La parete funziona quando il team la usa per sé, per le proprie consegne e i propri miglioramenti.

Ci sono troppi numeri. Un'organizzazione sanitaria misura molto ed è facile voler mettere tutto sulla parete. Si scelgono i cinque-otto numeri su cui il team può agire in questo periodo. Il resto resta nel reporting, dove deve stare.

Il turno di notte e i weekend non vedono la parete. Un Obeya che esiste solo nei giorni feriali alle nove raggiunge solo una parte del team. Una parete digitale c'è sempre e chi perde lo stand-up può vedere cosa è stato deciso e cosa è cambiato.