Een afspraak plannen

Eén wizard voor elke afspraak: een beveiligd videogesprek, een open gesprek waar iedereen met de link in kan, of een afspraak in een ruimte. Hij laat zien wie bezet is voordat je de tijd kiest, zet de videolink er voor je in, en mailt de uitnodiging - ook naar mensen buiten CoVince.

Coördinatie - alles wat moet gebeuren - 5 min. Je hebt nodig: een journey met mensen erin

Er wordt niets verstuurd tot je helemaal aan het eind op Aanmaken drukt.

De wizard Afspraak plannen bij de stap met gegevens: titel, datum, begin- en eindtijd, en wie bezet is
De afsprakenplanner. Hij laat zien wie bezet is.

Wat je straks kunt

  • Het in een minuut plannen Soort, dag, tijd, mensen. Klaar.
  • Zien wie vrij is Wie bezet is, zie je al voordat je kiest.
  • Videogesprek erbij Eén knop zet het gesprek erin.
  • Mensen van buiten uitnodigen Ook mensen zonder CoVince.

Zorg eerst hiervoor

  • Een journey De mensen die je uitnodigt komen uit de journey.
  • Je agenda, als je wilt Dan weet CoVince ook wanneer jij bezet bent.

Samen doen, stap voor stap

Zeven stappen. Vink een stap af als je hem gedaan hebt.

  1. Open de afsprakenplanner

    Er zijn drie manieren. Kies de manier die je fijn vindt.

    • Vanaf een dag: klik rechts in de agenda op een dag. Er gaat een klein menu open: druk op Afspraak plannen.
    • Vanaf je week: open Weekagenda, klik met rechts op een tijd en druk op Afspraak plannen. Of op Videogesprek plannen: dan wordt de videolink voor je ingevuld.
    • Vanaf een persoon: open zijn of haar menu en druk op Afspraak plannen. Die persoon is dan al aangevinkt.
    • Of gebruik de groene link onder deze stap. Die opent de planner meteen.
    De maandagenda met een aangeklikte dag en het menu: Evenement aanmaken, Afspraak plannen, Datumprikker
    Klik op een dag, dan op Afspraak plannen.

  2. Kies de soort afspraak

    Video met inloggen, video voor iedereen, of in een ruimte.

    • Beveiligde videoafspraak : alleen mensen die inloggen bij CoVince kunnen meedoen. De gewone keuze.
    • Open videoafspraak : iedereen met de link kan meedoen, zonder inloggen. Goed voor gasten.
    • Fysieke afspraak : in een ruimte. Je krijgt een extra stap voor de plek.
    • Druk op een kaart, dan op Volgende →. Rechtsboven staat hoe ver je bent: Stap 1/4 .
    Het eerste scherm van Afspraak plannen met drie kaarten: beveiligde video, open video, fysiek
    Drie soorten afspraken.

  3. Kies de journey

    Wordt alleen gevraagd als er nog geen journey gekozen is.

    • Het scherm vraagt In welke journey? - een journey is hoe CoVince een journey noemt.
    • Typ een paar letters bij Journeys zoeken... en klik op het jouwe, bijvoorbeeld Introduction week - new colleagues .
    • Nog geen journey hiervoor? Druk op + Journey aanmaken, geef het een naam, en ga verder.
    De journeystap: een zoekvak en de lijst journeys
    Kies de journey waar de afspraak over gaat.

  4. Titel, dag en tijd

    Geef het een naam, een dag en een tijd. Het raster laat zien wie bezet is.

    • Titel : bijvoorbeeld Introductieweek - aftrap .
    • Datum , Begintijd , Eindtijd . Hij begint op 09:00 - 10:00; verander dat.
    • Kijk bij Kies een tijd : grijze blokken zijn mensen die dan bezet zijn. Klik op een vrije plek in het raster om die tijd te nemen.
    • Videoafspraak? Druk op Videogesprek van de journey gebruiken: de link komt vanzelf bij Locatie .
    • Druk op Volgende →.
    De stap met gegevens: titel, datum, begin- en eindtijd, het raster Kies een tijd en de knop Videogesprek van de journey gebruiken
    Grijze blokken: dan is iemand bezet.

  5. Vink de mensen aan

    Vink aan wie er komt. Mensen buiten CoVince voeg je toe met hun mailadres.

    • Bovenaan zie je de tijd die je koos. Is iemand dan bezet? Dan staat zijn of haar naam daar.
    • Vink onder Deelnemers uitnodigen de mensen aan die moeten komen.
    • Iemand zonder CoVince? Typ het adres bij Iemand buiten CoVince (e-mail) en druk op Toevoegen.
    De uitnodigstap: de gekozen tijd, de leden om aan te vinken en een vak voor een adres van buiten
    Vink de mensen aan. Voeg gasten toe met hun mail.

  6. Druk op Aanmaken

    Nu wordt het bewaard en krijgt iedereen een mail.

    • Druk op Aanmaken. Er staat Versturen... en daarna Afspraak aangemaakt .
    • Het venster sluit. De afspraak staat in je agenda, met Ik ga erop.
    • Iedereen die je aanvinkte krijgt een mail met de dag, de tijd, de plek en de videolink.
    • Gasten van buiten krijgen Uitnodiging voor een afspraak met een agendabestand: één klik en het staat in hun eigen agenda.

  7. Doe mee aan de afspraak

    Als het tijd is, klik je op de afspraak en druk je op Afspraak openen.

    • Klik op de afspraak in je agenda.
    • Druk op Afspraak openen. In de weekagenda heet het Deelnemen aan afspraak.
    • Het gesprek opent in CoVince.
    • Gasten bij een open afspraak zien Deelnemen aan videogesprek : ze typen hun naam en mail en drukken op Deelnemen.

Als er iets niet klopt

De persoon die ik wil staat niet in de lijst.

Die zit nog niet in de journey. Voeg hem of haar eerst toe, of typ het mailadres bij "Iemand buiten CoVince".

Aanmaken geeft een fout.

Kijk de titel, de dag en de tijden na. Die drie zijn nodig.

Er is geen knop Afspraak openen.

De afspraak heeft geen videolink. Plan hem opnieuw met Videogesprek van de journey gebruiken.

Kan ik plannen vanuit een mail?

Ja. Kies in je mail de mails en druk op Afspraak plannen vanuit mail.

De woorden, in gewone taal

journey
Hoe CoVince een journey noemt: één doel, met de mensen, bestanden en plannen erbij.
bezet blok
Een grijs blok in het raster: die persoon heeft op dat moment iets anders.
open videoafspraak
Een gesprek waar iedereen met de link aan mee kan doen, zonder account.

Hoe verder